ابزار طراحی گردش کار SharePoint

طراحی گردش های کاری در SharePoint با Visio
با توجه به امکان جدیدی که در Microsoft SharePoint 2010 ایجاد گشته است، افراد سازمان شما می توانند با استفاده از امکانات Microsoft Visio 2010 Premium گردش های کاری مورد نیاز خود را در محیطی کاملا گرافیکی تولید نمایند و احتیاجی به ابزارهای دیگر شرکتها مانند nintex نداشته باشند.
ابزار طراحی گردش کار (Workflow) در SharePoint کارشناسان طراحی فرایند سازمان شما را قادر می سازد بدون احتیاج به دانش برنامه نویسی در محیطی کاملا گرافیکی گردش کار مورد احتیاج سازمان را بصورت کامل طراحی نمایند و پس از اعتبارسنجی این گردش کار آن را در اختیار مدیرسایت SharePoint برای انتشار در سایت SharePoint قرار دهند. این ابزار قدرتمند بصورت رایگان در اختیار سازمان برای طراحی فرایند های سازمانی برای سیستم های جامع BPMS می باشد.
در این مقاله سعی می شود ابزار طراحی گردش کار SharePoint در محیط Visio معرفی گردد.
لازم به ذکر است که طراحی گردش کار در Visio و SharePoint Designer امکان تبدیل به هم را دارند. به این معنی که کارشناسان فرایند شما طراحی منطق گردش کار را در Visio انجام می دهند و پس از آن فایل خروجی به SharePoint Designer انتقال پیدا می کند. به همین صورت شما می توانید گردش کار طراحی شده در SharePoint Designer را برای بررسی و آنالیز در داخل Visio وارد نمایید.




ابتدا لازم است تا نسخه ی Microsoft Visio 2010 Premium بروی رایانه ی شما نصب باشد. سپس از گزینه ی File منوی New را انتخاب نموده و سپس از Template های موجود Flowchart را انتخاب نموده و پس از آن Microsoft SharePoint Workflow را انتخاب نمایید.

یک صفحه ی خالی مخصوص طراحی گردش کار با ابزارهایی (Stencil) برای شما باز می گردد.



ابزارهای موجود در این قسمت به سه دسته اصلی تقسیم می شوند:
1.    ابزارهای اقدام (SharePoint Workflow Actions): ابزارهای طراحی گردش کار در این قسمت سازمان شما را قادر می سازد که اقدامات متفاوتی را در گردش کاری به کار گیرد. بعنوان مثال: ارسال ایمیل، بروز رسانی لیست، ایجاد یک آیتم، ... همگی می توانند اقدامات مختلفی باشند که در قسمتهای مختلف گردش کاری از آنها استفاده نمایید.
2.    ابزارهای شرط (SharePoint Workflow Conditions): برای شرط گذاری در قسمتهای مختلف گردش کار از این ابزارها استفاده می گردد. بعنوان مثال مقایسه یک فیلد اطلاعاتی، ایجاد آیتم توسط شخصی خاص یا در یک زمان خاص از انواع مختلف ابزارهای شرطی می باشند.
3.    ابزارهای شروع و خاتمه (SharePoint Workflow Terminators): برای شروع و خاتمه گردش کار از ابزارهای این قسمت استفاده می گردد.

با استفاده از ابزارهای فوق کارشناسان طراحی فرایند به راحتی می توانند با آموز مختصری فرایندهای مختلف سازمانی را در محیطی گرافیکی طراحی نمایند. اکنون بصورت قدم به قدم توضیحاتی در این مورد ارائه می گردد.
1 – در ابتدا لازم است تا از قسمت ابزارهای شروع و خاتمه ، ابزار شروع فرایند را در صفحه ی خود جاگذاری نمایید:


2- سپس از قسمت ابزارهای شرط، یکی از شروط را انتخاب نمایید:

بعنوان مثال شرط اینکه آیتم توسط کاربر خاصی تولید شده باشد را انتخاب می نماییم:


سپس لازم است که این دو را به هم وصل نمایید:

3 – در قسمت سوم لازم است که از اقدامات موجود یکی از اقدامات را انتخاب نمایید:

در قسمت اقدامات، اقدامات متعددی وجود دارد که با توجه به نیاز هر کدام از آنها را می توانید انتخاب نمایید. بعنوان مثال اقدام ارسال ایمیل را انتخاب می نماییم و آن را بروی صفحه می آوریم و به شرط خود وصل می نماییم:


سپس لازم است مشخص نماییم چنانچه شرط ما مثبت بود این مسیر را انتخاب نماید:
بروی فلش کلیک سمت راست می نمایید و گزینه yes را انتخاب می نمایید:

سپس چنانچه این محتوا توسط آن فرد خاص تولید نشده بود شرطی می گذاریم که برای تایید فرایند تایید اجرا گردد:


پس از آن اقدام لاگ گرفتن در لیست سوابق را انتخاب می نماییم و گردش کاری را به پایان می بریم:

پس از اتمام گردش کار لازم است آن را چک نماییم. برای این موضوع از منوی Process گزینه ی Check Diagram را انتخاب نمایید:


پس از آنکه گردش کاری را بصورت کامل طراحی نمودید لازم است تا بروی گزینه Export کلیک نمایید تا فایل گردش کار برای شما تولید گردد. این فایل را ذخیره نمایید و نرم افزار SharePoint Designer را باز نمایید و به سایت مورد نظر خود وصل شوید. سپس از قسمت Workflow بروی گزینه Import کلیک نمایید و فایل تولید شده را انتخاب نمایید:



سپس مشخص می نمایید این گردش کار بروی کدام یک از لیست های سایت شما کاربرد خواهد داشت:


سپس گردش کار شما بصورت منطقی وارد محیط SharePoint Designer می شود و امکان انتشار آن بروی سایت SharePoint وجود خواهد داشت:



با توجه به ابزار طراحی گردش کار با استفاده از امکانات پیش فرض Microsoft Visio و Microsoft SharePoint  سازمان شما به راحتی می تواند گردش های کاری مورد نیاز خود را در محیطی گرافیکی طراحی نماید و احتیاج به ابزارهای جانبی دیگر شرکت ها ندارد.