راه حل های تجاری با پرتال SharePoint Portal Server 2003

قسمت سوم

نیاز هر سازمانی متفاوت است. SharePoint Portal Server 2003 می تواند بعنوان چهارچوبی برای بسیاری از راه حل ها مورد استفاده قرار کیرد از آنجمله:

ساختن پرتال های جستجو

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

اکسترانت ها

پرتال جستجوی سازمان

پرتال جستجوی سازمان اطلاعات، داده ها و تجربیات ارزشمند را در داخل یک سازمان می گیرد و دریچه ای واحد برای دسترسی به اطلاعات مهیا می سازد. اگر کسی که اطلاعات را لازم دارد به آن دسترسی نداشته باشد آن اطلاعات بی ارزش خواهد بود. اگر که یافتن اطلاعات سخت باشد، کاربران بجای گذاشتن وقت برای پیدا کردن سند مورد نظر خود آن را از اول می سازند.
SharePoint Portal Server 2003 اطلاعات را ازمنابع مختلف جمع آوری می کند، آنها را ایندکس می کند و از دریچه پرتال آنها را قابل جستجو می سازد. این موضوع شامل تمامی سایت های پرتال داخل سازمان می شود و همینطور بقیه منابع اطلاعاتی مانند وب سایتها، فایل های به اشتراک گذارده شده، پوشه های عمومی سازمان و محیط کاری SharePoint Portal Server 2003 . شما می توانید این امکان جستجو را بطریقی محلی کنید که قسمتها و یا فایلهایی که شما می خواهید را ایندکس کند و یا اینکه امکانات آن را تا جایی افزایش دهید تا اینکه انواع فایل های جدید را ایندکس کند. در واقع SharePoint Portal Server 2003 می تواند میلیونها مورد را ایندکس کند.

 قابلیت ها و خصوصیات جستجو

قابلیت ایندکس کردن انواع پرونده های تحت وب را دارا می باشد. قابلیت های زیر بخشی از آنها را عنوان می کند :

پرونده های مختلف شما را با امنیت بالا از داخل کاوشگر و یا از داخل نرم افزارهای شما ایندکس می کند. از این قبیل می توان برنامه های قابل دسترسی مانند Microsoft Office Word 2003 یا Microsoft Office Excel 2003 را نام برد.

می توان بازهء جستجو را محدود کرد تا نتایجی دقیقتر و راحتتر برای بررسی و مطالعه بوجود آورد.

می توان نقاط خاص را در آن معرفی کرد که کمک به آن می کند که محتویات مربوط را سریعتر در اختیار کاربر قرار گیرد.

محتویات ایندکس شده را می توان با توجه به لغات هم معنی و ترکیب لغات شکل جذابتری از دیدگاه جستجو بخشید و نتایج تکمیلی را به کاربران ارائه داد.

نتیجه خروجی یک سیستم جستجوی بسیار پیشرفته با بازده بالا خواهد بود که کاربران را در بدست آوردن اطلاعات مورد نظر خود بطور گسترده ای کمک می کند.

مدیریت و پیکربندی

سیستم جستجوی SharePoint Portal Server 2003 را به آسانی می توان تغییر داد و مدیریت کرد. بخش مدیریت جستجو قابلیت گسترده ای در زمینه کنترل سیستم جستجو در اختیار مدیران سیستم قرار می دهد. در این قسمت می توان پرونده های متعدد را به سیستم اضافه نمود و یا کم کرد و یا نقطه نظر بعضی پرونده ها را برای بهتر کردن نتایج جستجو بالا برد تا نتایجی دقیق تر و سریعتر در اختیار کاربران قرار گیرد. ایندکس کردن محتویات در SharePoint Portal Server 2003 بسیار انعطاف پذیر است و براحتی می توان آنرا برای بهترین نتایج مد نظر ارگان تنظیم کرد. SharePoint Portal Server 2003 هر از گاهی محتویات سایت را می جوید تا تغییرات و متون و یا پرونده های جدید را مجددا به ایندکس خود اضافه کند. این قابلیت وجود دارد که مدیر سیستم مدت زمان جویندگی موتور جستجو را تنظیم کند تا به کاربران و پهنای باند فشار زیادی وارد نشود و در اوقات فراغت سیستم این عمل انجام پذیرد.

قابلیت پوشش دهی

هیچ راه حلی نمی تواند تمامی خواست های یک ارگان را بدون اینکه تنظیمات خاصی در آن انجام شود بر آورده کند و این دقیقا علت آنست که برای سیستم جستجوی SharePoint Portal Server 2003 ای-پی-آی طراحی شده تا نرم افزار های مختلف بتوانند با آن صحبت کنند و تنظیمات خاص تری را انجام دهند. با بزارها و این ای-پی-آی شما می توانید پرتال جستجوی بسیار قوی برای جستجوی منابع متعددی که در سیستم ارگانی وجود دارد فراهم کنید.

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

اکثر ارگانها نرم افزارها و برنامه های متعددی برای منابع انسانی ، حساب داری ، آنالیز بازاریابی و انبارگردانی استفاده می کنند. این نرم افزارها معمولا اینترفیس های متفاوتی دارند و با تکنولوژی های متفاوتی نیز نوشته می شوند. به همین علت معمولا نوع ذخیره سازی اطلاعات در آنها و بانکهای اطلاعاتی پشتیبان آنها نیز متفاوت است. با کمک SharePoint Portal Server 2003 می توان از این ناهمگونی ها گذشت و سیستم را یکپارچه کرد. بعضی از محاسن چنین سیستمی به شرح زیر می باشد :

افزایش مانور کارمندان
SharePoint Portal Server 2003 قابلیت دسترسی به داده ها و ابزار را از طریق پرتال مرکزی می دهد. این گونه کارمندان می توانند از طریق پرتال SharePoint Portal Server 2003 اطلاعات و داده های مورد نیاز خود را تهیه و در موارد لازم بکار گیرند. برای مثال ، یک پرتال محیط بسیار مناسبی برای اطلاع رسانی در مورد مسائل مختلف مربوط به کارمندان از جمله سیاستهای کاری ارگان ، پرداخت حقوقها و تاریخ آن ، مزایای کارمندان و موارد بسیار دیگر می باشد. این امر باعث پیشرفت سرعت و زمان و همچنین بالاتر رفتن بازده کارمندان و سرعت عمل بخشیدن به پروسه اطلاع رسانی می شود.
 

بازبینی مدیران
یک پرتال می تواند محتوای منطقی برای یک ارگان متشکل از داده ها و بانکهای اطلاعاتی را در یک بسته کلی ، در اختیار مدیران قرار دهد. از این طریق امکان دسترسی به اطلاعات تجاری ، تخصصی ارگان و بروز ارگان وجود خواهد داشت در حالی که دسترسی به چنین اطلاعاتی طی روزمره به راحتی امکان پذیر نخواهد بود. اگر قرار باشد که دپارتمانهای تصمیم گیری برای دیگر بخشها مانند بخش آنالیز منتظر بمانند تا گزارشی آماده شده و به آنها برسد ، سرعت عمل پاسخگویی آنها به وقایع روزمره بروز نخواهد بود. همچنین نرم افزارها و برنامه هایی که به کارمندان مربوط می شود مانند کارت ساعت ورود ، اطلاعات به موقع و سریع را در اختیار اکٍر ارگانهای شرکت قرار می دهد که از طریق آن احتیاج به نیروی انسانی بازهم کاهش می یابد و این امر از طریق راه حل پرتال کاملا امکان پذیر می باشد.

نیروی فروش و اتوماسیون
تلفیق اطلاعات بروز و دسترسی و برنامه و نرم افزارهای داخلی شرکت در یک پرتال واحد و از یک محیط واحد سرعت عمل بالایی را به تیم فروش می بخشد که این امر کمک به اتوماسیون بخش فروش می کند. یک پرتال می تواند برای تیم فروش یک محیط کارآمد متشکل از اطلاعات کارمندان ، فروش ، مشتریان بوجود آورد که تحت آن بتوان سرعت عمل بخش فروش را چند برابر کرد
نگهداری از ارزش سرمایه گذاری
یکی از بیشترین فوایدی که یکپارچه سازی نرم افزارهای داخل سازمانی دارد، استفاده بهینه از امکانات موجود نرم افزاریست. سازمان شما می تواند از یک محیط یکپارچه استفاده کامل ببرد بدون آنکه بخواهد سرمایه گذاری دوباره ای در ایجاد و نگهداری نرم افزارهای جدید کند.

نقش SharePoint Portal Server 2003 در یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

یکپارچه سازی نرم افزارهای داخل سازمان شامل سناریوهای مختلفی است، اما تمامی آنها از المانهای ثابتی پیروی می کنند: یکی سازی و یکپارچه کردن نرم افزارهای مختلف سازمان با پرتال.
در واقع اگر که بخواهیم بصورت عمومی صحبت کنیم، یکپارچه سازی نرم افزارهای داخل سازمان به معنی گرفتن نرم افزارهای داخلی سازمان و تغییر آنها به نحوی که از امکانات پرتال بتوانند استفاده کنند. این موضوع شامل قابلیت single sign-on برای کلیه نرم افزارهای داخلی سازمان، که باعث راحتی کاربر و ارائه اطلاعات به روز می باشد.
در سناریوی یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان، SharePoint Portal Server 2003 یک محیط یکپارچه سازی برای نرم افزارهای داخلی سازمان ایجاد می کند که شامل قیافه نرم افزار، محلی سازی و قابلیت single sign-on می باشد.

نشان دادن و دستیابی: SharePoint Portal Server 2003 یک محیط انعطاف پذیر قابل تغییر برای المانهای رابط کاربر مهیا می کند. شما براحتی می توانید که قابلیت های نرم افزار خود را تعریف کنید و و آنها را در Web Part ها ببینید، که باعث ایجاد یک محیط راحت و سریع برای اضافه کردن نرم افزارها به صفحات وب می شود. علاوه بر آن، برنامه نویسان از Web Part ها برای اتصال اطلاعات نرم افزارهای مختلف برای ساختن نرم افزارهای کامپوزیت برای دستیابی و به روز رسانی اطلاعات مختلف در سیستم های متفاوت داخل یک پرتال استفاده می کنند.

محلی سازی: شما می توانید از SharePoint Portal Server 2003 برای محلی سازی تجربه کاربر داخل نرم افزار خود استفاده کنید، به این صورت که اطلاعات و نرم افزارهایی که مخصوص کار کاربر هستند به وی نمایش داده می شود. یعنوان مثال، اعضای دپارتمان حسابداری لینک هایی در پرتال شخصی خود دارند که آنها را به نرم افزارهای حسابداری متصل می سازد. علاوه بر این، شما می توانید اطلاعات و کارهایی که یک کاربر در پرتال انجام می دهد را محدود به سطح دسترسی آن کاربر کنید.

Single Sign-on : با استفاده از سرویس قدرتمند single sign-on در SharePoint Portal Server 2003 ، کاربران امکان استفاده از نرم افزارهای مختلف را با یک بار ورود به سیستم دارند. این به آن معنی است که کاربران فقط احتیاج به محافظت از یک نام کاربری و رمز عبور را دارند که باعث راحتی کار کاربر و کم کردن فعالیت مدیران سیستم در پاسخگویی به تلفن های فراموش کردن رمز عبور می شود.

اکسترانت

در بسیاری از سازمانها، ارتباطات و همکاری تنها محدود به اینترانت داخلی سازمان نمی شود. بسیاری از سازمانها به این سمت می روند که اطلاعات خود را با مشتریان و شرکای تجاری به اشتراک بگذارند. شما می توانید از Microsoft SharePoint Portal Server 2003 در پیکربندی اکسترانت آن استفاده کنید تا افراد بیرون سازمان را به اسناد، داده ها، اطلاعات و نرم افزارهای درون سازمان متصل کنید. این به سازمان شما کمک می کند که از ارتباط با شرکای تجاری خود حداکثر بهره را ببرید. بعنوان مثال، با راه اندازی یک اکسترانت مبتنی بر Microsoft SharePoint Portal Server 2003 ، شما مشتریان خود را قادر به گذاشتن سفارش، دیدن وضعیت سفارش و چک کردن موجودیت یک کالا می کنید. بعنوان یک مثال دیگر، شما از پرتال اکسترانت خود می توانید برای مدیریت پروزه های خارجی سازمان استفاده کنید.