| 2-اطلاعات پایه ای |
|
اطلاعات پايه در سيستم جامع اتوماسيون اداري مكاتبات سبز |
ردیف |
| تعريف انواع درجه الويت نامه ها و ارجاعات |
4 |
| تعريف انواع درجه اهميت نامه ها و ارجاعات ( عادي ، فوري ، آني ) |
5 |
| تعريف انواع زبان نامه ه |
6 |
| امکان تعريف انواع ارتباط نامه ها با هم (مانند: پيرو، بازگشت و
...) |
7 |
| تعريف دفترچه آدرس پست الكترونيك ، آدرس پستي و ... از طرف های
مکاتبه برای هر يک ازکاربران سيستم |
8 |
| تعريف پرونده شخصی برای هر يک از کاربران سيستم |
9 |
| تعريف انواع تمپليت (الگو) هاي نامه |
10 |
| تعريف نامههاي تيپ |
11 |
| تعريف انواع دستهبندي نامه |
12 |
| تعريف انواع طبقهبندي نامه ( عمومي ، عادي ، فوري ، محرمانه و
... ) |
13 |
| تعريف هامشهاي نامه |
14 |
| امكان تعريف انواع نامه (نامه ، فاكس ، حكم و ... ) |
15 |
| امكان تعريف انواع موضوع نامه ( بخشنامه ، صورتجلسه ،عمومي ،
... ) | 16 |
| امكان تعريف شيوه ارسال ( ارباب رجوع ، دستي ، پيك و ... ) |
17 |
| امكان تعريف انواع دبيرخانه هاي محلي |
18 |
| امكان تعريف انواع بايگاني هاي محلي |
19 |
| امكان تعريف انواع وضعيت كنوني نامه ( اصل ، كپي ،المثني و ... ) |
20 |
| امكان تعريف انواع شرح و رو نوشت نامه |
21 |
| امكان تعريف دستگاهها ، سازمانها و نهادها و .... طرف مكاتبه |
22 |
| امكان تعريف مسئولان هر سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت به
كاربر |
23 |
| امكان تعريف نام و سمت مسئولان طرف مكاتبه |
24 |
| امكان تعريف گروههاي طرف مكاتبه |
25 |
| امكان تعريف انواع شرح ارجاع |
26 |
| امكان تعريف و مديريت اسناد سازماني مانند صورتجلسات و
دستورالعملها و .... |
27 |
| کاربر پسند(User friendly) بودن سيستم اتوماسيون اداري مكاتبات
سبز | 28 |
|
3 - نامههاي وارده، صادره، داخلي
|
|
قابليت نامه هاي وارده ، صادره و داخلي در سيستم جامع
اتوماسيون اداري مكاتبات سبز |
ردیف |
| پشتيبانی از بيش از يک فرستنده نامه |
29 |
| توانايی ثبت گيرنده و فرستنده نامه از انواع شرکت، شخص، پرسنل
و... |
30 |
| نگهداری چند صفحه نامه به ازای هر نامه |
31 |
| ثبت و نگهداری رونوشت های نامه |
32 |
| ثبت و نگهداری پيوستهای نامه |
33 |
| ثبت سوابق نامه از انواع مختلف در سيستم |
34 |
| قراردادن نامه در پرونده های بايگانی |
35 |
| امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره ، تاريخ ، موضوع ، شرح
،اطلاعات و .... |
36 |
| تحويل شماره رسيد به آورنده نامه |
37 |
| توزيع نامه به گيرندگان داخل سازمان |
38 |
| امکان چاپ کردن نامه |
39 |
| رديابی مجموعه اقدامات انجام شده بر روی نامه (درخت ارجاعات) |
40 |
| ثبت گردش فيزيک نامه در سازمان (درخت ارجاعات) |
41 |
| ابطال نامه |
42 |
| ثبت مقابل نامه |
43 |
| قراردادن نامه در پرونده شخصی |
44 |
| به اشتراک گذاری بخش يا تمام پرونده برای کاربران مورد نظر در
زمان معلوم با دسترسی مشخص (جابجايي نامه) |
45 |
| دارا بودن ویرایشگر(Editor )اختصاصي در محيط نرمافزار با
قابليتهاي اصلي نرمافزار Word، در کنار امکان استفاده از محيط Microsoft Office
Word براي توليد نامه |
46 |
| امكان ثبت مشخصات فرستنده ، گيرنده ، توزيع كننده و
ثبت كننده نامه جهت رديابي |
47 |
| اختصصاص شماره انديكاتور خودكار |
48 |
| امكان ثبت نامه هاي مرتبط اعم از پيرو ، بازگشت و عطف |
49 |
| امكان ثبت ارجاعات به هر تعداد تاريخ و ساعت ارجاع و تاريخ مهلت
اقدام | 50 |
| امكان خواندن نامه از طريق فايل ،اسكن نامه و يا فاكس |
51 |
| امكان ايجاد ارتباط ما بين نامه هاي داراي پيرو ،بازگشتي و عطف
| 52 |
| امكان ثبت نامه با شماره آزاد |
53 |
| امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده |
54 |
| امكان الصاق انواع ضمائم و پيوست ها شامل متن ، عكس ، فيلم و صدا
به نامه |
55 |
| امكان تهيه و ثبت متن هامش |
56 |
| امكان هامش نويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده |
57 |
| امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره ، تاريخ ، موضوع و ..... |
58 |
| امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره |
59 |
| امكان صدور نامه صادره به دستگاههاي اجرايي و اشخاص با حفظ سابقه
| 60 |
| امكان تايپ و ويرايش نامه ها در داخل برنامه |
61 |
| امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه جهت عدم تايپ مجدد |
62 |
| امكان تهيه پيش نويس نامه |
63 |
| امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه هاي با موضوع و متن يكسان و
ارسال گروهي نامه ها | 64 |
| امكان تاييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط |
65 |
| امكان ثبت نامه هاي مرتبط اعم از پيرو ، بازگشت و عطف |
66 |
| امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره گذاري تعريفي
| 67 |
| اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبپ به نامه صادره |
68 |
| امكان فرستادن نامه از طريق فاكس سيستم |
69 |
| امكان تعيين تعداد و نوع پيوست نامه صادره |
70 |
| امكان ارسال تصوير نامه ارسالي بصورت اسكن شده |
71 |
| امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل گيرنده |
72 |
| امكان ايجاد ، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحد ه |
73 |
| امكان شماره گذاري نامه هاي داخلي مطابق ساختار تعريفي |
74 |
| امكان ثبت وظايف به همراه اطلاعات آن نظير ارجاع كننده ، زمان
انجام و .... |
75 |
خدمات 
