ايده‌هاي كلي اين راه حل عبارت است از:
- كنترل مدارك مهندسي
- گردش مدارك بين واحدهاي فني
- توليد Transmittalهاي داخلي و خارجي
- دريافت نظرات بخشهاي مرتبط

سيستم اتوماسيون كنترل و گردش مدارك نيازهاي مختلف سازمان شامل موارد ذيل را پاسخ مي دهد:
•  سازماني که دفترهاي مختلف آن در تهران و شهرستانها مشغول به کار مي باشند و براي سازماندهي و مديريت مستندات توليدي نياز به پياده سازي سيستم مکانيزه کنترل مستندات مهندسي را دارد.
• نياز به وجود يک سيستم سريع، دقيق و قابل اطمينان براي کنترل مستندات در سازمان . اين سيستم در هر لحظه مي‌تواند، فعاليتهاي انجام گرفته بر روي يک سند، کارهاي باقيمانده، نظرات کارفرما و کليه اطلاعاتي را که مديران يا کارشناسان در ارتباط با يک سند خاص نياز دارند را به آنها بدهد. همچنين امکان رديابي يک سند از لحظه توليد تا اتمام فعاليتهاي لازم بر روي آن جهت ارجاع به کارفرما از طريق اين سيستم فراهم مي‌باشد.
• با توجه به حجم بالاي کار در سازمانها، امکان دسترسي به تاريخچه مدارک در سيستم به مراتب سريعتر و دقيق‌تر از سيستم دستي مي‌باشد.
• تهيه گزارشات از عملکرد کارشناسان و مديران پروژه، در تهيه و ارائه مدارک مهندسي، از مزاياي مهم اين سيستم مي‌باشد.
• امکان صدور ترنسميتال داخلي بصورت اتوماتيک توسط بخش توليد کننده مدارک و امکان صدور ترنسميتال خارجي توسط واحد DCC
• نگهداري کليه مدارک، شامل آخرين ويرايش‌ها و مدارک Superseded در مکانهاي مجزا جهت دسترسي‌هاي بعدي و طبق سلسله مراتب دسترسي قابل تعيين. امکان رؤيت اطلاعات بصورت گزارش‌ باقابليت فيلترينگ بر روي کليه فيلدهاي اطلاعاتي مدارک، جهت استفاده واحد DCC و ساير بخشهاي مهندسي. امکان صدور ترانسميتال پاسخگويي Return Transmittal (RTS) و پر کردن Comment Sheet هاي ضميمه به آن توسط بخشهاي دريافت کننده مدرک منضم به ترانسميتال و پيش‌بيني امکان پاسخگويي از همين طريق توسط کارفرما يا ساير گيرندگان خارجي مدارک.