امروزه در بسیاری از سازمانهای دولتی ایران،  سیستم پرتال sharepoint برای اتصال کارمندان و ایجاد محیط کار مجازی استفاده می شود.  به دلیل وجود قابلیتهای فراوان در پرتال sharepoint مدیران مایل به استفاده از این سیستم پرتال قوی هستند. ولی در پیاده سازی این سیستم پرتال معمولا مشکلاتی وجود دارد.

معمولا فرایند فارسی سازی و محلی سازی پرتال sharepoint مشکلی برای سازمانهاست. بحث استفاده از تقویم فارسی در محیط sharepoint بین متخصصین وجود دارد و آنها به دنبال راهی اساسی برای بومی سازی پرتال sharepoint هستند.

طراحی، ساخت و پیاده سازی نرم افزارهای جامع سازمانی بر پایه امکانات Sharepoint

Windows Sharepoint Services نرم افزار رایگان همراه بسته نرم افزاری Windows Server 2003 می باشد. WSS (Windows Sharepoint Services) بعنوان بستری برای نرم افزارهای مختلف Microsoft استفاده می شود که از آنجمله می توان به Microsoft Office Sharepoint Server 2007 و Microsoft Project Server 2007 اشاره نمود. WSS (Windows Sharepoint Services) فضای مناسبی ایجاد می کند تا نیازهای مختلف یک سازمان، از پیچیده ترین نرم افزارهای سازمانی تا سایت تحقیقاتی یک تیم تحت پوشش قرار گیرد. WSS (Windows Sharepoint Services) بروی قسمتهای کلیدی مدیریتی یک سازمان تاکید دارد. نرم افزار WSS (Windows Sharepoint Services) به تنهایی قادر به پاسخگویی به نیازهای سازمان شما می باشد که این خود در افزایش بهره وری اعضای تیم مفید بوده و همچنین موجب ثمربخشی فرایندهای تجاری می شود. با توجه به شناخت و مورد توجه قرار گرفتن نرم افزار Sharepoint توسط سازمانها و مجموعه های بزرگ، وجود این نرم افزار و استفاده از آن را می توان جز لاینفکی از سیستم سازمان موفق نام برد.

معرفی محیط های کاری مختلفی که شما در نرم افزار Sharepoint قادر به ایجاد آن می باشید بشرح زیر می باشد:

• محیط کاری سازمانی : محیط کاری سازمانی محیطی است همیشگی که به اندازه عمر سازمان ادامه خواهد داشت.
• محیط کاری تیم: محیط کاری تیم به اعضای تیم و سازمان اجازه می دهد که بروی پروژه ای تا انجام نهایی آن کار کنند.
• محیط کاری نرم افزار: محیط کاری نرم افزار نرم افزارهایی هستند که بر بستر SharePoint قرار گرفته اند.

وب پارت (Web Part) ها جز لاینفک بستر Sharepoint می باشند. برنامه نویسان و کاربران سیستم می توانند از وب پارت (Web Part) های اولیه ای که درون سیستم Sharepoint قرارداده شده است استفاده کنند. همچنین شرکت تفکر سبز قادر است وب پارت (Web Part)های تخصصی متناسب با نیاز سازمان شما ایجاد کند که بصورت پیش فرض در Sharepoint قرارداده نشده است. وب پارت (Web Part) یک کنترل سمت سرور (Server Control) می باشد که در بستر .NET طراحی و ساخته می شود و کاربران را قادر می سازد که محتوا، شکل ظاهر و فعالیت صفحات را با مرورگر وب تغییر دهند.

اضافه نمودن گردش های کاری (Workflow) به سیستم Sharepoint 2007 محیطی پرجاذبه و کارآمد را برای سازمانها ایجاد کرده است. شما می توانید از گردش های کاری (Workflow) در Sharepoint استفاده نمایید که فرایندهای تجاری و کاری مختص سازمان خود را بسازید و آنها را به اسناد سازمانی یا لیست های موجود متصل نمایید برای ایجاد یک چرخه کاری (Workflow) کامل. فعالیت های تجاری بصورت گردش های کاری (Workflow) در می آیند.

با ا ستفاده از سیستم های کنترل پروژه سازمانها قادر خواهند بود که پروژه های خود را به طرز بهینه ای از نظر زمان، منابع انسانی و مالی مدیریت نمایند. درواقع امروزه انجام پروژه های عظیم ملی بدون داشتن روش عملی و دقیق کنترل پروژه غیرممکن می باشد. مشکلی که وجود دارد اینست که معمولا یک پروزه بزرگ به چندین پروژه کوچک تر تقسیم می شود و بین واحدهای اقماری مختلف پخش می شود. این شرکتها هر کدام به روش اختصاصی خود عملیات کنترل پروژه را انجام می دهند و کم و بیش گزارشاتی به کارفرما ارائه می دهند. اما کارفرما که معمولا سازمانهای بزرگ دولتی و نیمه دولتی هستند توانایی استفاده از این گزارشات پراکنده و ایجاد یک سیستم جامع را ندارند. بنابراین عملا در سطح کلان کشور روش دقیق و درستی برای ارزیابی پیشرفت پروژه های ملی وجود ندارد.

پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی در هر سازمانی پیچیدگی های خاص خود را دارد. در واقع نمی توان به این صورت فکر کرد که با پیاده سازی موفق یک راه حل الکترونیکی در یک سازمان ، می توان آن را به راحتی در سازمانهای دیگر کپی و استفاده نمود. در واقع برای پیاده سازی موفق راه حل های مجازی در سازمانها لازم است که در ابتدا تیم آنالیز در سازمان مستقر شوند و اطلاعات لازم را جمع آوری نمایند. پس از آن با توجه به نیاز سازمان راه حل جامعی ارائه می شود که در یک و یا چند واحد تخصصی eBusiness  فعالیت دارد. گروههای منابع تخصصی eBusiness به این شرح می باشند: 

تجارت الکترونیک eCommerce

آموزش مجازی eLearning

فرایندهای مجازی eProcess

ارتباطات مجازی eRelation

و ...

نرم افزار مدیریت و گردش اسناد مهندسی (EDMS) برای سازمانهایی که دپارتمان مهندسی فعال دارند و در پروژه های EPC فعالیت می کنند مناسب می باشد.
ايده‌هاي كلي نرم افزار مدیریت و گردش اسناد مهندسی (EDMS) عبارت است از:
- كنترل مدارك مهندسي
- گردش مدارك بين واحدهاي فني
- توليد Transmittalهاي داخلي و خارجي
- دريافت نظرات بخشهاي مرتبط
نرم افزار مدیریت و گردش اسناد مهندسی (EDMS) نيازهاي مختلف سازمان شامل موارد ذيل را پاسخ مي دهد:
• سازماني که دفترهاي مختلف آن در تهران و شهرستانها مشغول به کار مي باشند و براي سازماندهي و مديريت مستندات توليدي نياز به پياده سازي سيستم مکانيزه کنترل مستندات مهندسي را دارد.
• نياز به وجود يک سيستم سريع، دقيق و قابل اطمينان براي کنترل مستندات در سازمان . اين سيستم در هر لحظه مي‌تواند، فعاليتهاي انجام گرفته بر روي يک سند، کارهاي باقيمانده، نظرات کارفرما و کليه اطلاعاتي را که مديران يا کارشناسان در ارتباط با يک سند خاص نياز دارند را به آنها بدهد. همچنين امکان رديابي يک سند از لحظه توليد تا اتمام فعاليتهاي لازم بر روي آن جهت ارجاع به کارفرما از طريق اين سيستم فراهم مي‌باشد.
• با توجه به حجم بالاي کار در سازمانها، امکان دسترسي به تاريخچه مدارک در سيستم به مراتب سريعتر و دقيق‌تر از سيستم دستي مي‌باشد.
• تهيه گزارشات از عملکرد کارشناسان و مديران پروژه، در تهيه و ارائه مدارک مهندسي، از مزاياي مهم اين سيستم مي‌باشد.
• امکان صدور ترنسميتال داخلي بصورت اتوماتيک توسط بخش توليد کننده مدارک و امکان صدور ترنسميتال خارجي توسط واحد DCC
• نگهداري کليه مدارک، شامل آخرين ويرايش‌ها و مدارک Superseded در مکانهاي مجزا جهت دسترسي‌هاي بعدي و طبق سلسله مراتب دسترسي قابل تعيين. امکان رؤيت اطلاعات بصورت گزارش‌ باقابليت فيلترينگ بر روي کليه فيلدهاي اطلاعاتي مدارک، جهت استفاده واحد DCC و ساير بخشهاي مهندسي. امکان صدور ترانسميتال پاسخگويي Return Transmittal (RTS) و پر کردن Comment Sheet هاي ضميمه به آن توسط بخشهاي دريافت کننده مدرک منضم به ترانسميتال و پيش‌بيني امکان پاسخگويي از همين طريق توسط کارفرما يا ساير گيرندگان خارجي مدارک.
برای اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت و گردش اسناد مهندسی (EDMS) کلیک نمایید.