به عنوان بخشی از برنامه آفیس SharePoint Server 2007 , به علت اینکه در نیمه دوم تقویم سال 2006, مایکروسافت توانائی های جامع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را فراهم خواهد کرد که مشکلات شناخته شده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی) را پیش بینی کرده و یک راهکار که موانع را از میان برداشته و رضایت مشتری را در یک سازمان گسترش دهد, ارائه کرد.

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی پیشنهاد فراهم کردن یک راهکار یکپارچه برای مدیریت کلیه چرخه حیات انواع مختلف مفاهیم شامل اسناد, فرم ها,تصاویر, پیغام های پست الکترونیکی, پیام های فوری و .. است.

فلسفه طراحی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت, ایجاد یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه بر مبنای چارچوب های کاری اجزاء و تکنولوژی های متداول بوده است وبرای حجم پذیر بودن, سازگاری داخلی با دیگر برنامه های کاربردی و پایداری طراحی شده است.

شکل زیر نشاندهنده یک سازمان ذهنی از قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 , پشتیبانی شده توسط نسخه بعدی سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint و دیگر برنامه های کاربردی مایکروسافت است.

امکان تالیف اسناد ساخت یافته:

قالب جدید Open XML مایکروسافت آفیس, که بوسیله نرم افزارهای سرویس گیرنده آفیس 2007 پشتیبانی شده است, برای تعیین کردن انواع محتویات, با قابلیت های سمت سرور(server-side) ترکیب شده است, تا محیطی برای مولفان دایر شود که بتوانند در شرایط سازگار آن اسناد را ایجاد کرده و در یک زمان یکسان, بآسانی از اسناد مجددا استفاده کنند. قالب open XML آفیس سازمان را قادر می سازد با استفاده از طرح های XML که بیشترین تناسب را ملزومات تجاری دارند, الگوهائی تعریف کنند. این طرح می تواند شامل تگ هائی که با بخش های مختلف یک سند تطابق دارند مثل باشد. یک الگو برای یک نوع بخصوص از سند, بوسیله مراجعه به این طرح های XML از پیش تعریف شده و ایجاد یک نمای گرافیکی (presentation) و صفحه آرایی برای بخش های مختلف سند, ایجاد می شود. این الگوها سپس با انواع محتوا و در راستای گرش های کاری وابسته و سیاست مدیریت اطلاعات (information management) در کتابخانه اسناد, مرتبط می شوند.

محافظت از اطلاعات:

به منظور حفاظت از اطلاعات درون منابع اطلاعاتی, صاحبان کتابخانه, می توانند مجوزهای امنیتی ویژه ای را بر روی فولدرهای شخصی و یا فایل ها قرار دهند, که فقط افراد شناخته شده حق دیدن آنها, تغییر دادن در آنها و پاک کردن محتویات آنها را از کتابخانه داشته باشند.

به منظور حفاظت از اسناد, زمانی که از منبع اطلاعاتی خارج می شوند (به عنوان مثال, زمانی که شخصی یک فایل را بر روی laptop اش دانلود می کند) مدیران می توانند مدیریت حقوق اطلاعات (Information Rights Managements(IRM)) را بر روی کتابخانه مقرر کنند, که برای  سند بکارگرفته شده, زمانی که از منابع اطلاعاتی خارج می شوند, اعمال شود.

از این طریق می توان مطمئن شد که اطلاعات حساس سهوا و به اشتباه به بیرون از سازمان فرستاده نخواهند شد و یا از طریق یک laptop به سرقت نخواهد رفت.

در چنین مواردی, از محتویاتی مثل صفحات گسترده (spreadsheet) می توان محافظت کرد بدلیل اینکه تنها بخش های "منتشر شده" توسط مرورگر وب در دسترس هستند.

از این طریق, اطلاعاتی که نیاز به اشتراک گذاری دارند, مثل جدول, نمودار(chart) , گراف  می تواند به صورت وسیعی به اشتراک گذاشته شود, تا موقعی که اطلاعات محرمانه موجود در صفحات گسترده محافظت شوند.

فرآیند تجاری اتومات شده:

مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, فرآیندهای تجاری اتوماتیک شده ای را با استفاده از قابلیت های گردش کاری که با محتویات منابع اطلاعاتی و قابلیت های فرم, یکپارچه شده اند, ارائه می کند.

فعالیت های ایجاد شده می تواند توسط ابلاغیه هائی در مورد فعالیت, به شرکت کنندگان تخصیص داده شود.

مدیریت کشف قانونی:

 مزیت نگهداری اطلاعات (hold) برای پاسخگوئی به رویدادهائی مثل ادعاهای قانونی بوسیله از دور خارج کردن و کنار گذاشتن سیاست های منقضی از سوابق اختصاصی تعیین شده برای اطمینان از اینکه آنها را نمی توان به صورت دستی و اتوماتیکی در طول مدت عمر این رویداد پاک کرد, طراحی شده است.

به صورت پیش فرض, هر منبع اطلاعاتی سوابق بوسیله یک لیست نگهداری اطلاعات (hold) در مورد هر بخش که مطابق با دستور مجزائی برای آن است, فراهم شده است.

این لیست ابزارهائی برای جستجو و نگهداری سوابق مرتبط و بازدید از سوابقی که در حال حاضر در لیست هستند, انتشار یک لیست بعد از اینکه دستور لیست (hold order) قبل غیر فعال شد, دارد.

پرتال های مبتنی بر تکنولوژی BEA

با بکارگیری تکنولوژی پرتال BEA سازمان شما یک چهارچوب قابل ارتقای قدرتمند، انعطاف پذیر و قابل اعتماد برای لایه بیرونی نرم افزارهای شما در پرتال مهیا می سازد. همچنین قابلیت بروزرسانی، راه اندازی کمپینها و دنبال گیری حرکت افراد داخل سیستم، موتور قوانین، تگ های JSP، سرویسهای یکپارچه سازی، مدیریت هوشمند، نمونه های قابل استفاده دوباره و استفاده از کاملترین API مهیا می شود.

پرتال چیست؟
یک پرتال وب سایتی است که یک نقطه دسترسی برای نرم افزارها و اطلاعات مختلف فراهم می کند و می تواند یکی از چند پرتالی باشد که در WebLogic Portal Server میزبانی می شود.
هر روزه پرتال ها بیشتر و بیشتر برای شرکت ها مهم می شوند، به این لحاظ که تقاضای رو به رشدی در شرکتها وجود دارد برای سرویس دهی به کارمندان، شرکای تجاری و مشتریان به صورت دیدی یکپارچه از اطلاعات، نرم افزارها و گردش های تجاری کاری. BEA WebLogic این نیاز را شناخته است و به شرکتها امکان داشتن پرتالی که کارایی و منابع را در یک لایه جمع آوری کند به صورتی که خط مشی های تجاری، فرایندها نیازهای امنیتی اعمال شود و پیاده سازی یک دید بومی برای کاربر نهایی.

میزان کارایی خود را تحلیل کنید:

رسیدگی به بعضی قسمت های نرم افزار می تواند آسان تر از قسمت های دیگر باشد.
به طور کلی , سنجش قسمت هایی که برای اتوماتیک کردن فرآیندهایی مثل چاپ برچسب های حمل کالا و آگاهی دادن به مشتریان طراحی شده اند آسان تر از برپایی benchmark است.

سنجش قسمت هایی بیشتر مشکل است که نشان می دهد یک کارمند با آن نرم افزار آشنایی ندارد.برای مثال اگر بررسی ها نشان دهد علیرغم قابلیت های اتوماتیک نرم افزار پیشرفت کمی در خطاهای مربوط به حمل کالا حاصل شده است, شما ممکن است نیاز داشته باشید دوباره از کارمندان کلیدی کمک بگیریدو از آنها بپرسید تا به شما نشان دهند که دقیقا چگونه از نرم افزار استفاده می کنند.

به گفته شرکت هائی مثل NIKE,DHL,Tektronix,Fujitsu,Milipore,Sun Microsystems برخی مزیت هائی که با پیاده سازی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به آن دست یافته اند, به شرح زیر است

ارزش سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) خود را اندازه گیری کنید:

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یا مجموعه برنامه های کاربردی تجاری جزء اصلی از گروههای هستند که در  میان سازمانهای متوسط قرار گرفته اند تا به آنها در اداره مالی, اتوماتیک کردن فرآیندهائی مثل پرداخت و دریافت حساب و ایجاد گزارش, کمک کنند.

اما زمانی که این شرکت ها می خواهند کارایی سیستم شان را اندازه گیری کنند, از مقاصدشان دور شده و از مسیر اصلی منحرف می شوند.اگر اتفاق مشابهی برای شرکت شما افتاد, شما تنها نیاز به یک نقشه بهتر دارید.

در اینجا پیشنهادات تریش ساندرز (Trish Saunders) مطرح شده است.

انتخاب نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

زمانیکه مهندسی مجدد فرآیند های تجاری (BPR) کامل شد قدم بعد انتخاب بسته نرم افزاری مناسب برای اجرا است.انتخاب Package به عنوان یک مرحله بسیار حساس در نظر گرفته می شوند.

موارد زیر را پس از ارزیابی , انتخاب کنید:

-چک کنید که  آیا همه وابستگی های تجاری را پوشش داده اید؟
- چک کنید که آیا همه عملکردها و فرآیند ها کاملا با هم یکپارچه شده اند.
- چک کنید که آیا همه گرایش های اخیر IT پوشش داده شده اند.
- چک کنید که آیا فروشنده گان خودشان را  مطابق میل شما تغییر داده اند و قابلیت های جدید را پیاده سازی کرده اند؟
- چک کنید که آیا شرکت ها می توانند هزینه هایشان را کاهش دهند>
- چک کنید که آیا بازگشت سرمایه  (ROI) به مطلوبترین شکل انجام می شود؟

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) آخرین راه حلی است که در فناوری اطلاعات برای استفاده در برنامه های  تجاری در نظر گرفته است, نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در صدد ارائه راه حل هایی برای یکپارچه کردن, ساده و موثر کردن عملکرد و جریان اطلاعات شرکت برای همکاری منابع یک سازمان ( نیروی انسانی, مواد, مالی , ماشین آلات) است.

به علاوه در سالهای قبل به این صورت بوده است که اجرای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) فقط برای شرکت های بزرگ بین المللی و شرکت های سازمانی که هزینه بالایی دارند امکان پذیر بوده است.

ممکن است شرکت شما به یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) نیاز داشته باشد و یا درصدد سرمایه گذاری بر روی یک راهکار جدید باشد, در هر حال, شناخت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و راهکارهائی که در دنیای تجاری امروز, ارائه می دهد در انتخاب نرم افزار و انتخاب فروشنده بسیار ضروری است.

در این مقاله به بررسی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) از نقطه نظر یکی از بهترین تحلیلگران تجاری (خانم کاترین جونز) می پردازیم.

امروزه برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به چه معنی است؟

ممکن است برای شما این سئوال مطرح شود که منظور از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) دقیقا چیست؟ هنگامی که صحبت از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می شود این تصور پیش می آید که در چنین برنامه ریزی, چگونگی گسترش منابع سازمانی آورده شده است.

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) یک دید سازمانی بر روی تجارت شما دارد, به عبارت دیگر به جای اینکه بر کوچکترین silos های فعالیت ها نظارت کند به شما یک دید کلی از شرکت و همه بخش هائی که با آن در ارتباطند, می دهد.

زیر ساخت برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به این صورت است که از یک طرف سراسر شرکت را از درون با یکدیگر مرتبط نگه می دارد و از طرف دیگر از فرآیندهای تجاری داخلی که شرکت با آنها درگیر است, پشتیبانی می کند.