با ساده کردن پروسه های تجاری روزمره , به کارمندان در افزایش بهره وری کمک کنید:

الگو هائی از گردش های کاری (Workflow Template) در پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 تعبیه شده و از این طریق تصویب , بازبینی و دستیابی به پروسه های کاری برای شما فراهم شده است.

شما می توانید در پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 گردش های کاری سفارشی را ایجاد , نگهداری و تحلیل کرده و از این طریق پروسه های کاری اشتراکی را ساده کنید.

فرم های الکترونیکی , بخش مکمل گردش های کاری سفارشی هستند که در InfoPath Forms Services وجود دارند.

طراحی فرم های الکترونیکی را به InfoPath بسپارید و از این طریق جمع آوری و معتبر سازی اطلاعاتی را که در پروسه های تجاری شما در جریانند آسان کنید.

شما می توانید از برنامه های کاربردی مایکروسافت آفیس client برای جمع آوری و معتبر سازی اطلاعات استفاده کنید.

پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007 بوسیله مهیا سازی  یک زیر ساخت برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری تیم ها , اجتماعات و فرآیندهای فردگرا با یکدیگر , به سازمان شما کمک می کند که کارهای بیشتری را انجام دهد.

پرتال Office sharePoint Server یک جز بسیار مهم از دید کلی مایکروسافت برای یکپارچه شدن با بقیه محصولات همکاری مایکروسافت در جهت ارائه یک زیر ساخت جامع همکاری سازمانی, محسوب می شود.

مزایای مهم پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007 از این قرارند

این برنامه  ساده,آشنا و سازگار با تجارب کاربران است.

 ترکیب فشرده  برنامه های کاربردی نظیر پست الکترونیک و مرورگر وب با برنامه پرتال  Office SharePoint Server 2007 علاوه براینکه سازگار بودن با تجارب افراد را نشان می دهد, می تواند نشاندهنده چگونگی برقراری ارتباط افراد با مفاهیم و داده ها  و پروسه های تجاری باشد.این ترکیب تنگاتنگ, با دیگر توانمندی ها توام شده است و به شما در بکارگیری سرویس ها کمک می کند و انتخاب محصول را تسهیل خواهد کرد.

همکاری، ارتباط و تکنولوژی پرتال در دهه اخیر پیشرفت چشمگیری داشته است. به لحاظ سرعت بسیار بالای شبکه های داخلی، اینترانت ها و اکسترانت ها ، دیگر فرقی نمی کند که شما به کامپیوتری در آنطرف اتاق خود وصل شوید یا در گوشه دیگری از دنیا. تکنولوژی های متصل کننده مانند X ML ، SOAP و .NET بستر جدیدی را برای ساخت نرم افزارهای اتوماسیون و یکپارچه ساز مهیا می کند. سازمانها از این امکانات به دست آمده استفاده می کنند که بهره وری پرسنل خود را افزایش دهند و با شرکا و مشتریان خود راحتر کار کنند. علاوه بر اینها لازم است که از این تکنولوزی ها استفاده کنند برای اینکه سرمایه گذاری که در نرم افزارهای فعلی خود کرده اند به هدر نرود. آنها نرم افزارهایی را لازم دارند که مدیریت و نگهداری سیستم خود را راحتتر کنند. پرتال  Microsoft Office SharePoint™ Portal Server برای این موضوع طراحی شده است.

ارزش تجاری پرتال SharePoint Portal Server 2003

قسمت دوم

ارگانها باید نرم افزارها را از جهات مختلفی برآورد کارآیی بکنند. نه تنها می بایست بررسی شود که آیا این نرم افزار خاص به ازای سرمایه گذاری مشخص کارآیی های لازم را دارا می باشد ، بلکه باید بررسی شود که آیا این نرم افزار در طولانی مدت نیز آیا می تواند جوابگوی اهداف یک صنعت و یا تجارت باشد یا نه. SharePoint Portal Server 2003 این نیاز را برآورده می سازد و بدین ترتیب است که با باز گذاردن دست تصمیم گیرندگان و دست اندرکاران در زمینه های مختلف ، اجزه تصمیم گیری سریع و بازده بالا را می دهد. SharePoint Portal Server 2003 ارزش فعالیت شرکتها را به طرق زیر افزایش می دهد ، اتصال جزایر اطلاعات به یکدیگر

درگیر کردن و یکسو کردن نمونه ها و نرم افزارهای مختلف یک شرکت

اجازه همکاری و درگیری بیشتر کاربران با سیستم جهت ارتقا کل مجموعه

راه حل های تجاری با پرتال SharePoint Portal Server 2003

قسمت سوم

نیاز هر سازمانی متفاوت است. SharePoint Portal Server 2003 می تواند بعنوان چهارچوبی برای بسیاری از راه حل ها مورد استفاده قرار کیرد از آنجمله:

ساختن پرتال های جستجو

یکپارچه سازی نرم افزارهای سازمان

اکسترانت ها

پرتال جستجوی سازمان

پرتال جستجوی سازمان اطلاعات، داده ها و تجربیات ارزشمند را در داخل یک سازمان می گیرد و دریچه ای واحد برای دسترسی به اطلاعات مهیا می سازد. اگر کسی که اطلاعات را لازم دارد به آن دسترسی نداشته باشد آن اطلاعات بی ارزش خواهد بود. اگر که یافتن اطلاعات سخت باشد، کاربران بجای گذاشتن وقت برای پیدا کردن سند مورد نظر خود آن را از اول می سازند.
SharePoint Portal Server 2003 اطلاعات را ازمنابع مختلف جمع آوری می کند، آنها را ایندکس می کند و از دریچه پرتال آنها را قابل جستجو می سازد. این موضوع شامل تمامی سایت های پرتال داخل سازمان می شود و همینطور بقیه منابع اطلاعاتی مانند وب سایتها، فایل های به اشتراک گذارده شده، پوشه های عمومی سازمان و محیط کاری SharePoint Portal Server 2003 . شما می توانید این امکان جستجو را بطریقی محلی کنید که قسمتها و یا فایلهایی که شما می خواهید را ایندکس کند و یا اینکه امکانات آن را تا جایی افزایش دهید تا اینکه انواع فایل های جدید را ایندکس کند. در واقع SharePoint Portal Server 2003 می تواند میلیونها مورد را ایندکس کند.

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه):

راهکار مدیریت پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM)) پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است و در محیط های نگهداری اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار (portfolio) قابل استفاده است.

نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.

توسط برنامه مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project server سازمان شما می تواند در برنامه های مرکب موجود در سراسر چرخه حیات پروژه نسبت به پروژه های قبلی مدیریت کاراتر اعمال کرده و محدوده کاری هماهنگ تری ایجاد کند.

نرم افزار مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 برای قابل استفاده بودن توسط کاربران مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access , طراحی شده است.

راهکار کنترل پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM) )پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است که در محیط های مدارک و اسناد مدیریتی (portfolio) اجرا می شود.

نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.

کنترل پروژه آفیس Project Server 2007 سازمان ها را قادر می سازد تا اداره و هماهنگ سازی کارها را از پروژه های مبتنی بر برنامه های پیچیده و مرکب در طول چرخه حیات پروژه , به صورت کارآمد تری انجام دهند.

در اینجا ده روشی را که راه حل مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project Server و کاربرانش از آن طریق با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند , ذکر شده است.

راه حل مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access می توانند به شما در اداره هوشمندانه کارهای سازمانی , کمک کنند.

هدف اصلی سیستم محتوای وب (Web Content Management) مایکروسافت, کمک به ارتباط موثر تجاری با کارمندان, شرکا و مشتریان با پروژه از طریق یک شاخه مشترک سازگار و گذاشتن قدرت نشر در دست کاربران تجاری است.

راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها را قادر می سازد تا چندین وب سایت و محتوا را برای سایت های چند زبانه (multilingual) و وسایل متحرک (mobile device) به آسانی مدیریت کنند مادامیکه مطمئن شوند که این سایت ها بموقع بروزرسانی شده اند.

در این مقاله به شرح قابلیت های مدیریت محتوای وب (Web Content Management) فراهم شده در آفیس SharePoint Server 2007 می پردازیم.

بعد از گذشت چند سال ,در  سازمان ها مقدار زیادی محتویات غیر ساخت یافته که شامل اسناد , پیغام های پست الکترونیک (e-mail) , تصاویر , صفحات وب و...است , به وجود آمده است.

این محتویات اغلب در وضعیتی آشفته و کنترل نشده قرار دارند که این وضعیت مانع از استفاده مناسب از این دارائی های ارزشمند (مثل به اشتراک گذاشتن دانش و اطلاعات , بهبود ارتباطات مشتری , افزایش اثر بخشی پروسه های کاری) توسط سازمان خواهد شد.

یکی از عناصر کلیدی زیرساخت سازمانی مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی (ECM) است که می تواند به شرکت ها در فائق آمدن به اینگونه چالش ها کمک کند.

مدیریت محتوای سازمانی ECM که بر روی یک زیر ساخت کاملا مجتمع ساخته شده است , می تواند به راحتی مدیریت محتوا را برای هر کارمند اطلاعاتی که در سازمان با ابزارهای آشنايی مثل سیستم های مایکروسافت آفیس کار می کنند , گسترش دهد.

مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) یک استراتژی لازم الاجرا و یک تجربه عالی برای سازمان ها در گسترش حجم اطلاعاتی شان محسوب می شود, نیاز به متمایز کردن ایجاد و محافظت از دارائی های بزرگ و افزایش قوانین مورد نیاز برای دسترسی به سوابق قابل رسیدگی.

در این مقاله, سازمان هائی که سیستم Enterprise Content Management را پیاده سازی کرده اند, در حال اجرای Enterprise Content Management  اند و یا سازمان هائی که به منظور بهبود مدیریت مفاهیم شان قصد تجدید نظر و بررسی دوباره بر  روی تجارب Enterprise Content Management شان را دارند, هدف قرار گرفته اند.

تا این لحظه, ایده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) برای به بیشتر سازمان ها یک مفهوم کاملا جدید است.

همانطورکه دنیایی دیجیتالی ارتباطات را تسهیل کرده, سازمان ها "محتویات" را با ارزش بیش از پیش در اشکال گوناگون مثل تصاویر, اسناد متنی, صفحه گسترده(spreadsheet)  , رابط های گرافیکی (presentation) , طرح های گرافیکی, پست الکترونیک, ویدئو و به صورت چند رسانه ای (multimedia) خریداری می کنند.

مدیریت حجم زیاد این مفاهیم ساخت یافته و غیر ساخت یافته می تواند پیچیده و مشکل باشد, و این مشکل به سرعت افزایش پیدا می کند.

پیش بینی و پاسخگوئی به مشکلات بالقوه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی و اطمینان از صحت و موفقیت پیاده سازی آن, نیاز به پیمودن راهی طولانی دارد.

اغلب این مشکلات می تواند موجب شود تا سازمان ها بواسطه ترس از انتخاب سیستم اشتباه عملا از کار افتاده و متوقف شوند اما علت اصلی این مشکلات بعضی اوقات به دلیل وجود خطائی است که در آموزش و دریافت اینکه کدام مشکلات واقعا بوسیله این سیستم بوجود آمده است.

اگر اهداف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به وضوح بیان شود (مثل رسیدگی به صحت سوابق برای افزایش همکاری) , مشکلات Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بیشتر جزئی خواهد بود.

"رضایت کاربر" به چه معنی است؟ یک سازمان می داند که رضایت کاربر مهم است, اما ممکن است قادر به پشتیبانی از جنبه های مختلف یک سیستم که باعث شروع مخالفت و مقاومت در بخش های بخصوص سازمان شود, نباشد.

توسط کنار زدن و از میان برداشتن چند مانع جهت رسیدن به موفقیت بیشتر به صورت مستقیم, ملزومات واقعی برای غلبه کردن به هر کدام, واضح تر خواهد شد.

سه عامل اصلی برای موفقیت در پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به همراه جزئیات بیشتر در اینجا بررسی خواهد شد:

1. پیدا کردن نکات مبهم در رضایت مشتری.
2. نیاز به پیدا کردن راهکاری که وابستگی به گروه IT را به حداقل برساند.
3. نیاز به پیدا کردن راهکاری که نیازهای سازمانی گوناگون را براورده کند.

به عنوان بخشی از برنامه آفیس SharePoint Server 2007 , به علت اینکه در نیمه دوم تقویم سال 2006, مایکروسافت توانائی های جامع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را فراهم خواهد کرد که مشکلات شناخته شده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی) را پیش بینی کرده و یک راهکار که موانع را از میان برداشته و رضایت مشتری را در یک سازمان گسترش دهد, ارائه کرد.

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی پیشنهاد فراهم کردن یک راهکار یکپارچه برای مدیریت کلیه چرخه حیات انواع مختلف مفاهیم شامل اسناد, فرم ها,تصاویر, پیغام های پست الکترونیکی, پیام های فوری و .. است.

فلسفه طراحی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت, ایجاد یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه بر مبنای چارچوب های کاری اجزاء و تکنولوژی های متداول بوده است وبرای حجم پذیر بودن, سازگاری داخلی با دیگر برنامه های کاربردی و پایداری طراحی شده است.

شکل زیر نشاندهنده یک سازمان ذهنی از قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 , پشتیبانی شده توسط نسخه بعدی سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint و دیگر برنامه های کاربردی مایکروسافت است.

امکان تالیف اسناد ساخت یافته:

قالب جدید Open XML مایکروسافت آفیس, که بوسیله نرم افزارهای سرویس گیرنده آفیس 2007 پشتیبانی شده است, برای تعیین کردن انواع محتویات, با قابلیت های سمت سرور(server-side) ترکیب شده است, تا محیطی برای مولفان دایر شود که بتوانند در شرایط سازگار آن اسناد را ایجاد کرده و در یک زمان یکسان, بآسانی از اسناد مجددا استفاده کنند. قالب open XML آفیس سازمان را قادر می سازد با استفاده از طرح های XML که بیشترین تناسب را ملزومات تجاری دارند, الگوهائی تعریف کنند. این طرح می تواند شامل تگ هائی که با بخش های مختلف یک سند تطابق دارند مثل باشد. یک الگو برای یک نوع بخصوص از سند, بوسیله مراجعه به این طرح های XML از پیش تعریف شده و ایجاد یک نمای گرافیکی (presentation) و صفحه آرایی برای بخش های مختلف سند, ایجاد می شود. این الگوها سپس با انواع محتوا و در راستای گرش های کاری وابسته و سیاست مدیریت اطلاعات (information management) در کتابخانه اسناد, مرتبط می شوند.

محافظت از اطلاعات:

به منظور حفاظت از اطلاعات درون منابع اطلاعاتی, صاحبان کتابخانه, می توانند مجوزهای امنیتی ویژه ای را بر روی فولدرهای شخصی و یا فایل ها قرار دهند, که فقط افراد شناخته شده حق دیدن آنها, تغییر دادن در آنها و پاک کردن محتویات آنها را از کتابخانه داشته باشند.

به منظور حفاظت از اسناد, زمانی که از منبع اطلاعاتی خارج می شوند (به عنوان مثال, زمانی که شخصی یک فایل را بر روی laptop اش دانلود می کند) مدیران می توانند مدیریت حقوق اطلاعات (Information Rights Managements(IRM)) را بر روی کتابخانه مقرر کنند, که برای  سند بکارگرفته شده, زمانی که از منابع اطلاعاتی خارج می شوند, اعمال شود.

از این طریق می توان مطمئن شد که اطلاعات حساس سهوا و به اشتباه به بیرون از سازمان فرستاده نخواهند شد و یا از طریق یک laptop به سرقت نخواهد رفت.

در چنین مواردی, از محتویاتی مثل صفحات گسترده (spreadsheet) می توان محافظت کرد بدلیل اینکه تنها بخش های "منتشر شده" توسط مرورگر وب در دسترس هستند.

از این طریق, اطلاعاتی که نیاز به اشتراک گذاری دارند, مثل جدول, نمودار(chart) , گراف  می تواند به صورت وسیعی به اشتراک گذاشته شود, تا موقعی که اطلاعات محرمانه موجود در صفحات گسترده محافظت شوند.

فرآیند تجاری اتومات شده:

مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, فرآیندهای تجاری اتوماتیک شده ای را با استفاده از قابلیت های گردش کاری که با محتویات منابع اطلاعاتی و قابلیت های فرم, یکپارچه شده اند, ارائه می کند.

فعالیت های ایجاد شده می تواند توسط ابلاغیه هائی در مورد فعالیت, به شرکت کنندگان تخصیص داده شود.