مدیریت محتوای وب(Web Content Management) توسط آفیس Sharepoint:

چنانچه درصدد برقراری ارتباطات موثرتر با کارکنان, شرکا و مشتریان هستید, قابلیت های مدیریت محتوای وب(Web Content Management) ارائه شده توسط آفیس Sharepoint سرور 2007 را دست کم نگیرید.

 آفیس Sharepoint سرور 2007 با ساده کردن روش های ایجاد, تایید و انتشار(publish) محتویات وب توانسته سرعت انتشار اطلاعات به محیط هائی چون اینترانت(Intranet) , اکسترانت(extranet) و دیگر سایت های اینترنتی را بالا برده و در عین حال سازگاری محتویات سایت ها با یکدیگر را حفظ نماید.

تبعیت از الزمات حقوقی با بهره گیری از خط مشی های مدیریت اطلاعات (Information Management):

 آیا در سازمان شما هم در مبحث مدیریت اطلاعات(Information Management) لزوم اعمال قانون برای تبعیت از ملزومات حقوقی وجود دارد؟

وظیفه ی ارائه یک طرح برای اتومات کردن عملیات پیگیری و تعیین زمان انقضای پروژه ها بر عهده اعضای دپارتمان مستندات (documentation) است. از آنجائی که وظیفه ذخیره اسناد(document) در سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 به عهده گروه مستند ساز است, تعریف خط مشی(policy) ها برای مدیران اطلاعاتی(information manager) نیز به عهده این گروه خواهد بود.

حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش توسط آفیس Sharepoint:

 یکی از مهمترین راه های حفاظت از اطلاعات تجاری با ارزش سازمان, ایجاد یک شبکه کلی اعم از وظایف و روابط وابسته به هم است.

چنانچه یک شبکه ارتباطی منسجم مثل سیستم مدیریت مدارک(Document Management) وجود نداشته باشد, هیچکس برای انجام آنچه از او انتظار می رود اطلاعات, منابع و مدارک لازم را در اختیار نخواهد داشت بنابراین وجود یک سیستم جامع یکپارچه مدیریت مدارک(Document Management) برای کسب اطلاعات و منابع یک الزام سازمانی است.

قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) و حفظ انسجام هنگام طراحی سایت :

 در این مقاله به معرفی قابلیت مدیریت محتوای وب(Web Content Management) در سیستم آفیس Sharepoint سرور 2007 می پردازیم.

یکی از مزایای اصلی سیستم مدیریت محتوای وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 ساده تر کردن فرآیند ایجاد, انتشار(publish) و مدیریت مندرجات وب روی سایت های Sharepointاست.

مدیریت موضوعات به روشی منسجم توسط قابلیت طبقه بندی مندرجات(content type):

 در زمان تکمیل پروژه ممکن است چندین نوع مختلف از اسناد(Documents) مثل طرح ها, قراردادهای قانونی و اوراق مشخصات محصول ایجاد شود.

 اگرچه به دلیل تعلق این اسناد به یک پروژه واحد می توان آن ها را با یکدیگر ذخیره کرد اما این امکان هم وجود دارد که آن ها را به روشی دیگر ایجاد و به صورتی دیگر ذخیره سازی کرد.

 دلیل این کار اینست که ممکن است بخواهید داده های تکمیلی(metadata) هر کدام از این اسناد را که قاعدتا با داده های تکمیلی اسناد دیگر متفاوت است, از یکدیگر تفکیک کرده,در مکان های متفاوت جمع آوری و نگهداری کنید.

مدیریت فایل های متعدد با استفاده از قابلیت مرکز اسناد (Document Center) :

 نرم افزار آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین الگو(template) ی سایت مدیریت اسناد (Document Center Site) است.

با استفاده از الگو(template) ی سایت مدیریت اسناد (Document Center Site) ایجاد, استفاده و ذخیره اسناد متعدد, بهینه سازی می شود.

 کارکنان سازمان جهت ذخیره سازی و مدیریت کتابچه های راهنما مثل کتابچه های حاوی لیست قیمت ها(Price List) , اوراق مشخصات محصول(Specification Sheet) و کاتالوگ های مقایسه محصولات از قابلیت مرکز اسناد(Document Center) استفاده می کنند.

درآمدی بر مدیریت سوابق(Record Management) و خط مشی های مدیریت اطلاعات(Information Management):

 سوابق و اطلاعات موجود دو قطب ارزشمند هر سازمان محسوب شده و مدیریت صحیح بر روی آن ها به تقویت سیستم مدیریت مدارک(Document Management) کمک خواهد کرد.

 به منظور رفع نیازهای حقوقی و سازمانی, هر شرکت بایستی اطلاعات(Information)و سوابق(Records) کاری خود را برای مدت زمان بخصوص, ذخیره و در حفاظت از آن ها در برابر دسترسی های بدون مجوز کوشش کند.

 مدیران سردرگمی که از آشفتگی اسناد سازمان به ستوه آمده اند نباید از اهمیت مدیریت مدارک(Document Management) غافل شده و پیاده سازی آن در سازمان را به زمانی دیگر موکول کنند.

در آمدی بر مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) توسط Sharepoint:

 در چند دهه اخیر بواسطه ظهور کامپیوترها و محصولات نرم افزاری متنوع امکان ایجاد محتویات سازمانی گوناگون از قیبل اسناد(document) , کاربرگ ها(worksheet) , اسلایدهای نمایشی(presentation) , پیغام های پست الکترونیک(email messages) ,ویدئوها و صفحات وب, بسیار ساده تر از گذشته شده است. این سادگی به ایجاد حجم عظیمی داده غیر ساخت یافته در سازمان منتج شده است که بایستی توسط سازمان اداره شود.ضمنا به دلیل اینکه این محتویات اغلب به روشی منسجم ساماندهی و مدیریت نشده اند, برای کارمندان غیر قابل استفاده هستند. در نتیجه پیشرفت بهره وری کارکنان, کارائی فرآیندها و قابلیت های ارتباط با مشتری به حداقل خواهد رسید.

نقش گردش های کاری(workflow) در ساده و موثر کردن همکاری بر روی اسناد:

 در پورتال Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام گردش کاری(workflow) وجود دارد که با بهبود فرآیند همکاری بر روی اسناد, در امر مدیریت اسناد(Document Management) نقش بسزایی خواهد داشت.

 با استفاده از چرخه های کاری(workflow) افراد می توانند به جای اینکه وقت خود را صرف مدیریت فرآیندهای تایید یک سند(Document Approval) کنند, بر ایجاد, بازبینی و تصویب اسناد(Document) تمرکز کنند.

محافظت از فایل هائی که کاربران ازسایت شما دانلود کرده اند:

 مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 به منظور حفاظت از فایل هائی که کاربران ازسایت شما دانلود کرده اند, قابلیتی به نام مدیریت صحت اطلاعات(Information rights Management) را پیشنهاد می کند.

کنترل اسناد(Document Management) توسط Sharepoint:

 ضرورت کنترل اسناد(Document Management) و مدارک که جزء دارائی های ارزشمند هر سازمان محسوب می شود, در دنیای اطلاعاتی پیچیده و به سرعت در حال تغییر حال حاضر, روز به روز بر اهمیت این ابزار مدیریتی می افزاید بطوریکه کمتر سازمانی را می توان یافت که از این ابزار ضروری در ساختار سازمانی خود بی بهره باشد.

 عمل کنترل اسناد(Document Management) فعل خود را روی ذخیره سازی و ساماندهی اسناد در دست اقدام مثل اسنادی که در حال آماده سازی هستند و یا اسنادی که در بین سازمان به اشتراک گذاشته شده اند, انجام می دهد.

شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace:

 پورتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.

 افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.

 اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.

سفارشی کردن ظاهر صفحات وب سایت از طریق افزودن وب پارت(Web Part):

 هر کاربر عضو, پس از ورود می تواند جزئیات مختلف قابل نمایش در پرتال Sharepoint را آن چنان مطابق میل خود تنظیم کند که ظاهری کاملا متفاوت با ظاهر صفحه قابل مشاهده برای کاربر دیگر داشته باشد.این عمل از طریق چیدن سلیقه ای عناصر صفحه موسوم به وب پارت(Web Part) صورت می گیرد.

 هنگام دسترسی به یک سایت مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 ممکن است با سه وضعیت که در ادامه به آن ها اشاره شده, مواجه شوید:

 • شما اکنون مجوز (permission) دسترسی به یک سایت دارید بدلیل اینکه صاحب سایت نام شما را به سایت اضافه کرده, بنابراین شما می توانید به آن نگاهی اجمالی بیندازید.

• شما اجازه دسترسی به سایت را ندارید, پیش از آن که بخواهید در آن بگردید بایستی امکان دسترسی به سایت را درخواست کرده باشید.

 • شما برای خودتان یک سایت اختصاصی ساختید سپس می توانید دیگر اعضا و گروه ها را به سایت اضافه کنید و حتی به صورت اتوماتیکی یک پیام خوش آمد با آدرس سایت به آن ها ارسال کنید.

کاربرد لیست ها در مدیریت پروژه های یک سایت گروهی:

 لیست ها به شما در مدیریت پروژه های گروهی و ثبت اطلاعات پرتال کمک می کند. شما می توانید توسط امکانات موجود پرتال Sharepoint مثل تقویم(calendar) , لیست فعالیت ها,گزارش (log) و پاسخ هائی که به هر موضوع داده می شود, اتفاقاتی را که برای گروه پیش می آید دنبال کنید.

 تیم بازاریابی برای پیگیری وضعیت گروه, مرخصی ها و کنفرانس ها از تقویم(calendar) استفاده می کند.اعضای گروه می توانند این تقویم را به برنامه آفیس اوت لوک 2007 خود متصل کرده و بدین وسیله از هرگونه مغایرت زمانبندی با تقویم های شخصی جلوگیری کنند. تیم بازاریابی برای مدیریت پروژه های بزرگ مثل طراحی یک همایش یا مدیریت یک فعالیت کمپین بازاریابی از لیست فعالیت ها (task list) استفاده می کند.

 کتابخانه (library) مکانی در سایت است که اعضا گروه می توانند برای ایجاد, به روز رسانی و مدیریت فایل ها در آن مکان با یکدیگر همکاری کنند.هر کتابخانه یک لیست از فایل ها به همراه اطلاعات کلیدی در خصوص آن ها را نشان می دهد.

 مجوزهائی که شما به سایت مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دارید, تعیین کننده امکان دسترسی شما به سایت و نوع بهره برداری از مندرجات آن است. شما می توانید مجوزهای دسترسی متفاوتی برای سایت های مختلف و سایت های زیر مجموعه آن داشته باشید.

شما می توانید حتی برای محتویات گوناگون روی یک سایت مجوزهای دسترسی متفاوتی داشته باشید. مطالب و انتخاب هائی (option) که شما روی یک سایت دارید متناسب با مجوزی که به شما واگذار شده, متفاوت خواهد بود.

 صاحب پرتال معمولا به وسیله افزودن شما به گروه sharepoint مثلا گروه بازدید کنندگان (Visitor) به شما مجوز دسترسی به سایت را اعطا می کند.

 پس از عضویت در گروه, مجوزها و سطوح دسترسی شما به مندرجات سایت در حد مجوزی که به گروه داده شده, خواهد بود.

جمع آوری اطلاعات با استفاده از تالارهای گفتگو (discussion) یا تالارهای نظرسنجی (survey) :

 در پورتال Sharepoint می توان انجمن های متعدد بحث و گفتگو که اصطلاحا تالارهای گفتگو (discussion) نامیده می شوند, با موضوعات گوناگون ایجاد کرد, همچنین امکان تعریف و فعال کردن سیستم نظر سنجی از کاربران از طریق تالارهای نظرسنجی (survey) در زمینه های مختلف وجود دارد.

تالارهای گفتگو (discussion) یا تالارهای نظرسنجی(survey) دو روش برای جمع آوری اطلاعات و نظرات از دیگران می باشند. تالارهای گفتگو (discussion)بوسیله عناوین شان سازماندهی می شوند.هر شخصی می تواند پیغامی را به یک تالار گفتگو ارسال کند و چندین نفر می توانند به روشی دلخواه به آن پیغام پاسخ دهند. تالارهای نظرسنجی (survey) به صورت مجموعه ای از سئوالات و پاسخ ها سازماندهی می شوند.

 برای مثال, اعضای گروه بازاریابی برای بحث های غیررسمی در مورد پروژه ها مثل به اشتراک گذاری راهکارها, حتی لجستیک ها از تالارهای گفتگو(discussion) استفاده می کنند. مدیر تیم بازاریابی برای جمع آوری بازخورد (feedback) های کارمندان در ارتباط با فرآیند های تیم و روحیه تیم از تالارهای نظرسنجی(survey) استفاده می کند.

درآمدی بر نحوه همکاری با پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007:

 اغلب افراد بیشتر ساعات روز را در فعالیت های مشارکتی سپری می کنند.آنها اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می گذارند, درگروه کار کرده و پروژه ها را مدیریت می کنند.

 اگر شما هنگام ایجاد ارتباط , به اشتراک گذاری اطلاعات و هماهنگ کردن جزئیات پروژه  و تعیین زمان اتمام پروژه در هنگام کار با تعداد زیادی افراد ابزار ساده ای نداشته باشید برای داشتن یک همکاری موثر دچار مشکل خواهید شد.

پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007 بدلیل فراهم آوردن زیر ساختی به منظور به اشتراک گذاری اطلاعات و کار گروهی درتیم ها می تواند به شما در بالا بردن بازده کاری کمک کند.

پرتال Sharepoint ابزارهای workspace ویژه ای را به شما پیشنهاد می کند که می توانید برای برقراری ارتباط با اعضای تیم , پیگیری پروژه ها, هماهنگ کردن موعد مقرر زمان اتمام پروژه,ساخت و ویرایش گروهی اسناد از آن ها استفاده کنید.

 وبلاگ (blog)ها و ویکی (wiki)ها روش هائی برای به اشتراک گذاری سریع اطلاعات روی سایت بدون نیاز به ابزارهای پیشرفته یا مهارت می باشند.به روز کردن اطلاعات آنها به نسبت دیگر انواع مدارک و یا وب سایت های مرسوم برای افراد آسانتر است.