شکل زیر نشاندهنده یک سازمان ذهنی از قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 , پشتیبانی شده توسط نسخه بعدی سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint و دیگر برنامه های کاربردی مایکروسافت است.

معماری ذخیره سازی متحد:

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بر اساس یک معماری ذخیره سازی ارائه شده است که در میان همه اجزاء Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی رایج است.

این معماری ذخیره سازی از سرویس های آشنای ویندوز SharePoint استفاده می کند که به بخش ها, لیست ها, سایت و مجموعه سایت هائی که از آنها برای تعریف ساختار منابع اطلاعاتی برای ذخیره انواع مختلف مفاهیم استفاده می شود, تجزیه می شود.

مزیتش این است که اعضاء گروه IT سازمان, یک روش دائم برای پیاده سازی و مدیریت منابع اطلاعاتی صرفنظر از راهکار یا نوع محتوا, بوسیله کاهش نگهداری (maintenance) IT و هزینه های آموزش, انجام می شود.

سرویس های متداول:

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یک مجموعه ای از سرویس های متداول است که در میان اجزاء مختلف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در دسترس اند.این سرویس شامل گردش های کاری, metadata , خط مشی ها, سرویس های کتابخانه ای, امنیت, همکاری و مدیریت اختیارات اطلاعات,  سرویس های مایکروسافت Excel (قابلیت جدید در SharePoint Server 2007 که به محافظت و اداره صفحات گسترده (spreadsheet) کمک می کند) و جستجو است.

مزیت دیگر این زیر ساخت متحد, مجموعه غنی قابلیت های در دسترس سازگار در میان اجزاء مختلف است.

در نتیجه یک تجدیدنظر/تصویب (review/approval) گردش های کاری برای کاربران که به صورت شریکی در محیط مدیریت اسناد کار می کنند, در دسترس است درست همانطور که برای نویسندگان, کسانی که این محتویات را به محیط مدیریت محتوای وب گسترش می دهند, این امکان وجود دارد.

به طور مشابه, توانائی های مثل ثبت ورود و خروج (check in/check out) , ارائه کردن نسخه متوالی یک محصول (versioning) , نگهداری و رسیدگی به خط مشی ها و جستجو همه با یک روش سازگار در دسترس هستند, خواه سازمان مدیریت اسناد, مدیریت سوابق و یا راهکار مدیریت محتوای وب را پیاده سازی می کند.

این پایداری نیاز کمتری به آموزش مجدد کاربران دارد, همانطورکه اجزاء جدید Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی پیاده سازی می شوند و هر گسترشی مثل گردش های کاری جدید, الگوهای خط مشی و یا رابط های کاربری جستجو که توسعه داده شده اند, می توانند توسط یک سازمان مجدد استفاده شوند.

رابط کاربری:

همانطورکه قبلا اشاره شد, یکی از اهداف طراحی مایکروسافت, قابلیت گسترش رضایت در یک سازمان است.بر همین اساس, توانائی های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 در میان ابزارهای آشنائی مثل انواع مختلف مرورگر وب و در سیستم های مایکروسافت آفیس , قابل دستیابی شده است.

هانطورکه قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی با استفاده از نسخه قبلی محصولات مایکروسافت آفیس هم در دسترس است, چند نکته یکپارچه سازی جدید در نرم افزار های سرویس گیرنده (client) سیستم های آفیس 2007 به صورت ویژه برای استفاده توسط کاربران اطلاعاتی طراحی شده است.

این نکات شامل, شروع یک فعالیت گردش کاری در منوی فایل برنامه کاربردی سرویس گیرنده, مطلع کردن کاربران از گردش های کاری نامعلوم میان اسناد موجود, به نمایش گذاشتن خصوصیات برای کاربران در پنل اطلاعاتی اسناد, نمایش سیاست های سایت بر روی اسناد و فایل های کتابخانه ای offline در مایکروسافت آفیس Outlook 2007 .

برنامه های کاربردی سرویس گیرنده third-party , می توانند همچنین با استفاده از سرویس های وب(web service) به قابلیت های مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی دسترسی داشته باشند.

در بخش بعد به شرح اجزاء مختلف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی که توسط مایکروسافت فراهم شده است, می پردازیم.

مدیریت اسناد:

مهم نیست که شما در چه بخشی کار می کنید, هر کاربر در میان سازمان با نگرانی های مرتبط با مدیریت اسناد, آشنا خواهد شد.

چرخه حیات میانگین یک سند را درنظربگیرید:یک سند ابتدا ایجاد می شود, سپس ذخیره می شود, سپس ممکن است با کاربران دیگر به اشتراک گذاشته شود و یا توسط کاربران دیگر ویرایش شود.نسخه های جدید توسعه داده می شود و همه باید پیگیری و سازماندهی شوند.

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به سازمان کمک می کند تا بوسیله بکارگیری سیاست های مناسب در هر مرحله از چرخه حیات اسناد, اهداف مدیریت اسناد مربوط به خودش را تشخیص دهد.

منابع اطلاعاتی متمرکز شده, کشف اطلاعات را بهبود بخشیده و سیاست ها می تواند تنظیم شوند که خروجی پیگیری اسناد سازمان را که از برچسب ها (label) و بارکدها (barcode) استفاده می کند, تسهیل نمایند.

بعلاوه نتیجه این ذخیره سازی متمرکز شده و مدیریت شده باعث افزایش قابلیت پیش بینی ملزومات ذخیره سازی و محافظت بهتر از اطلاعات در مقابل دسترسی های بدون مجوز و از دست دادن ناآگاهانه, بوسیله فراهم کردن امنیت در سطح هر بخش
(Item-level) و مدیریت اختیارات اطلاعات سمت سرور (server-side) خواهد شد.

قابلیت های مدیریت اسناد در آفیس SharePoint Server 2007 و سرویس های ویندوز SharePoint , تحت کنترل درآوردن تخصص های بهم پیوسته یک سازمان و تسهیل همکاری در میان ورورد و خروج اسناد, کنترل نسخه و گردش های کاری خارج از محدوده برای اتوماتیک کردن فرآیندهای تجدیدنظر/تصویب (review/approval) را برای شما فراهم خواهد کرد.

ثبت و ضبط محتویات:

موفقیت آمیز بودن راهکارهای Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به قابلیت ثبت محتویات به صورت اسناد کاغذی موجود و خواه به صورت الکترونیکی و یا وارد کردن آن به محیط مدیریت شده , بستگی دارد.

یکپارچه سازی با تکنولوژی سوم اسکن و به تصویر در آوردن (imaging) به مفاهیم کاغذی مثل برنامه های کاربردی بازپرداخت وام (loan application) , دعاوی حقوقی و دیگر اسناد اجازه می دهد تا به صورت الکترونیکی در میان کتابخانه ها و در راستای metadata های مورد نیاز برای پردازش های مناسب قرار گیرند.

به منظور تشویق کاربران به ذخیره و بازیابی محتویات از یک مرکز مدیریت شده, سازمان ها می توانند کادرهای مکالمه (dialog box) مربوط به ذخیره فایل (File Open & File Save) را به صورت سفارشی, برای ترقی در این مکان های ذخیره سازی استفاده کنند.

دسته بندی و سازماندهی محتویات:

به منظور مفید تر بودن کاربران در میان سازمان, محتویات باید طبقه بندی شده و به درستی ذخیره و سازماندهی شوند. یک مخزن اطلاعات اسناد مرکزی, منبعی است که با استفاده از یک الگوی مخصوص که برای مخزن اطلاعات مرکزی, بخش هائی از سازمان یا برای کل سازمان طراحی شده است, پیاده سازی شده است.

این سایت های بزرگ معمولا توسط کارمندهای متخصص IT با یک روش سازگار برای همه واحدهای تجاری به منظور سازماندهی و دسته بندی اطلاعات, طراحی شده, پیاده سازی شده و مدیریت می شوند.

اغلب سازمان ها مجموعه ای از اسناد را بوجود می آورند که نقش های متفاوت در تجارت و به اشتراک گذاری خصوصیات مشترک (مثل خصوصیاتی که آنها را شرح می دهد سیاست های بکارگرفته شده در آنها و فرآیندهای تجربه شده) را بازی کنند.

برای مثال, شرکت های دارو سازی, گزارش های موقت بالینی ایجاد می کنند و شرکت های تولید کننده دارو مشخصات را تولید می کنند.

محتویات گوناگون, به کاربران اجازه می دهد تا مجموعه اسناد را بر اساس رفتارهای به اشتراک گذارشته شده و بکارگیری metadata سازگار برای دسته بندی, تعریف کنند.

هر نوع محتوا, می تواند مشخص کننده یک الگوی سند, یک طرح, نمایش و ویرایش فرم ها, سیاست ها, فرایندهای گردش کار و یا حتی رفتارهای سفارشی شده, باشد.

بعضی انواع متداول محتوا, مثل Dublin Core Standard Document وجود دارد که خارج از محدوده عملکردهای این نرم افزار است.

استفاده از یک روش برای استاندارد کردن این خصوصیات در میان کتابخانه های متفاوت و سایت ها در یک سازمان , یک روش استاندارد برای دسته بندی محتویات, فراهم می کند.

 تصویر بالا نشاندهنده یک منبع اطلاعاتی سند مدیریت شده است, که مکانی برای ذخیره سازی محتویات سازمانی می باشد.

با این حال تنها راه برای انجام موفقیت آمیز این فرآیند, زمانی است که کاربران دائما     metadata هائی را که برای یک نوع خاص محتوا, تعریف شده , ثبت کنند.

برای کمک به کاربران در انجام این امر, یک پنل اطلاعات سند قابل تغییر (DocumentInformation Panel) در بالای سند در نظر گرفته شده, که ورود metadata و دیگر اطلاعات مورد نیاز را بوسیله آن نوع خاص از محتوا,امکان پذیر می کند.

تصویر بالا نشان می دهد که چگونه کاربران نهائی می توانند به آسانی metadata را از طریق مایکروسافت آفیس word 2007 وارد کنند.

پیدا کردن و بازیابی اطلاعات مربوطه:

یکی از اهداف انتقال اطلاعات به یک محیط مدیریت شده, اینست که اجازه داده شود تا کاربران به آسانی اطلاعات مرتبط که استفاده مجدد از اطلاعات موردنیاز درون سازمان را برای آنها تسهیل می کند, پیدا کنند.

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یک موتور جستجوی منسجم دارد که از آخرین الگوریتم های جستجوی مایکروسافت (برگرفته از Microsoft Research)برای برگرداندن فوری نتایج جستجوی مرتبط, از آن استفاده می کند.

کاربران می توانند اطلاعات را نه تنها از منابع اطلاعات محتوای مایکروسافت بلکه از چندین منبع مثل سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning(ERP))  و فایل های به اشتراک گذاشته شده, با استفاده از جستجوهای پیشرفته و تمام متن(full-text) از میان پرتال های سازمانی یکپارچه شده, پیدا کنند.

نتایج این جستجو می تواند شامل انواع فایل های مختلف و منابع اطلاعاتی استفاده شده در مکانیسم های توسعه پذیر باشد, نه تنها اطلاعات/داده بلکه می توان افراد مناسب و متخصص در عناوین جستجو را هم از این طریق, پیدا کرد.

این "متخصصان" با درجات جدائی از دیگر کاربران بر اساس تماس های آگاهانه کاربران, سازماندهی و تشخیص داده خواهند شد.