هدف اصلی سیستم محتوای وب (Web Content Management) مایکروسافت, کمک به ارتباط موثر تجاری با کارمندان, شرکا و مشتریان با پروژه از طریق یک شاخه مشترک سازگار و گذاشتن قدرت نشر در دست کاربران تجاری است.

راهکار مدیریت محتوای وب (Web Content Management) سازمان ها را قادر می سازد تا چندین وب سایت و محتوا را برای سایت های چند زبانه (multilingual) و وسایل متحرک (mobile device) به آسانی مدیریت کنند مادامیکه مطمئن شوند که این سایت ها بموقع بروزرسانی شده اند.

در این مقاله به شرح قابلیت های مدیریت محتوای وب (Web Content Management) فراهم شده در آفیس SharePoint Server 2007 می پردازیم.

بعد از گذشت چند سال ,در  سازمان ها مقدار زیادی محتویات غیر ساخت یافته که شامل اسناد , پیغام های پست الکترونیک (e-mail) , تصاویر , صفحات وب و...است , به وجود آمده است.

این محتویات اغلب در وضعیتی آشفته و کنترل نشده قرار دارند که این وضعیت مانع از استفاده مناسب از این دارائی های ارزشمند (مثل به اشتراک گذاشتن دانش و اطلاعات , بهبود ارتباطات مشتری , افزایش اثر بخشی پروسه های کاری) توسط سازمان خواهد شد.

یکی از عناصر کلیدی زیرساخت سازمانی مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی (ECM) است که می تواند به شرکت ها در فائق آمدن به اینگونه چالش ها کمک کند.

مدیریت محتوای سازمانی ECM که بر روی یک زیر ساخت کاملا مجتمع ساخته شده است , می تواند به راحتی مدیریت محتوا را برای هر کارمند اطلاعاتی که در سازمان با ابزارهای آشنايی مثل سیستم های مایکروسافت آفیس کار می کنند , گسترش دهد.

مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) یک استراتژی لازم الاجرا و یک تجربه عالی برای سازمان ها در گسترش حجم اطلاعاتی شان محسوب می شود, نیاز به متمایز کردن ایجاد و محافظت از دارائی های بزرگ و افزایش قوانین مورد نیاز برای دسترسی به سوابق قابل رسیدگی.

در این مقاله, سازمان هائی که سیستم Enterprise Content Management را پیاده سازی کرده اند, در حال اجرای Enterprise Content Management  اند و یا سازمان هائی که به منظور بهبود مدیریت مفاهیم شان قصد تجدید نظر و بررسی دوباره بر  روی تجارب Enterprise Content Management شان را دارند, هدف قرار گرفته اند.

تا این لحظه, ایده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) برای به بیشتر سازمان ها یک مفهوم کاملا جدید است.

همانطورکه دنیایی دیجیتالی ارتباطات را تسهیل کرده, سازمان ها "محتویات" را با ارزش بیش از پیش در اشکال گوناگون مثل تصاویر, اسناد متنی, صفحه گسترده(spreadsheet)  , رابط های گرافیکی (presentation) , طرح های گرافیکی, پست الکترونیک, ویدئو و به صورت چند رسانه ای (multimedia) خریداری می کنند.

مدیریت حجم زیاد این مفاهیم ساخت یافته و غیر ساخت یافته می تواند پیچیده و مشکل باشد, و این مشکل به سرعت افزایش پیدا می کند.

پیش بینی و پاسخگوئی به مشکلات بالقوه Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی و اطمینان از صحت و موفقیت پیاده سازی آن, نیاز به پیمودن راهی طولانی دارد.

اغلب این مشکلات می تواند موجب شود تا سازمان ها بواسطه ترس از انتخاب سیستم اشتباه عملا از کار افتاده و متوقف شوند اما علت اصلی این مشکلات بعضی اوقات به دلیل وجود خطائی است که در آموزش و دریافت اینکه کدام مشکلات واقعا بوسیله این سیستم بوجود آمده است.

اگر اهداف Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به وضوح بیان شود (مثل رسیدگی به صحت سوابق برای افزایش همکاری) , مشکلات Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی بیشتر جزئی خواهد بود.

"رضایت کاربر" به چه معنی است؟ یک سازمان می داند که رضایت کاربر مهم است, اما ممکن است قادر به پشتیبانی از جنبه های مختلف یک سیستم که باعث شروع مخالفت و مقاومت در بخش های بخصوص سازمان شود, نباشد.

توسط کنار زدن و از میان برداشتن چند مانع جهت رسیدن به موفقیت بیشتر به صورت مستقیم, ملزومات واقعی برای غلبه کردن به هر کدام, واضح تر خواهد شد.

سه عامل اصلی برای موفقیت در پیاده سازی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی به همراه جزئیات بیشتر در اینجا بررسی خواهد شد:

1. پیدا کردن نکات مبهم در رضایت مشتری.
2. نیاز به پیدا کردن راهکاری که وابستگی به گروه IT را به حداقل برساند.
3. نیاز به پیدا کردن راهکاری که نیازهای سازمانی گوناگون را براورده کند.

به عنوان بخشی از برنامه آفیس SharePoint Server 2007 , به علت اینکه در نیمه دوم تقویم سال 2006, مایکروسافت توانائی های جامع Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی را فراهم خواهد کرد که مشکلات شناخته شده مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی) را پیش بینی کرده و یک راهکار که موانع را از میان برداشته و رضایت مشتری را در یک سازمان گسترش دهد, ارائه کرد.

مایکروسافت Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی پیشنهاد فراهم کردن یک راهکار یکپارچه برای مدیریت کلیه چرخه حیات انواع مختلف مفاهیم شامل اسناد, فرم ها,تصاویر, پیغام های پست الکترونیکی, پیام های فوری و .. است.

فلسفه طراحی Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی مایکروسافت, ایجاد یک راهکار Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی یکپارچه بر مبنای چارچوب های کاری اجزاء و تکنولوژی های متداول بوده است وبرای حجم پذیر بودن, سازگاری داخلی با دیگر برنامه های کاربردی و پایداری طراحی شده است.

شکل زیر نشاندهنده یک سازمان ذهنی از قابلیت های Enterprise Content Management مدیریت محتوای سازمانی در آفیس SharePoint Server 2007 , پشتیبانی شده توسط نسخه بعدی سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint و دیگر برنامه های کاربردی مایکروسافت است.

امکان تالیف اسناد ساخت یافته:

قالب جدید Open XML مایکروسافت آفیس, که بوسیله نرم افزارهای سرویس گیرنده آفیس 2007 پشتیبانی شده است, برای تعیین کردن انواع محتویات, با قابلیت های سمت سرور(server-side) ترکیب شده است, تا محیطی برای مولفان دایر شود که بتوانند در شرایط سازگار آن اسناد را ایجاد کرده و در یک زمان یکسان, بآسانی از اسناد مجددا استفاده کنند. قالب open XML آفیس سازمان را قادر می سازد با استفاده از طرح های XML که بیشترین تناسب را ملزومات تجاری دارند, الگوهائی تعریف کنند. این طرح می تواند شامل تگ هائی که با بخش های مختلف یک سند تطابق دارند مثل باشد. یک الگو برای یک نوع بخصوص از سند, بوسیله مراجعه به این طرح های XML از پیش تعریف شده و ایجاد یک نمای گرافیکی (presentation) و صفحه آرایی برای بخش های مختلف سند, ایجاد می شود. این الگوها سپس با انواع محتوا و در راستای گرش های کاری وابسته و سیاست مدیریت اطلاعات (information management) در کتابخانه اسناد, مرتبط می شوند.

محافظت از اطلاعات:

به منظور حفاظت از اطلاعات درون منابع اطلاعاتی, صاحبان کتابخانه, می توانند مجوزهای امنیتی ویژه ای را بر روی فولدرهای شخصی و یا فایل ها قرار دهند, که فقط افراد شناخته شده حق دیدن آنها, تغییر دادن در آنها و پاک کردن محتویات آنها را از کتابخانه داشته باشند.

به منظور حفاظت از اسناد, زمانی که از منبع اطلاعاتی خارج می شوند (به عنوان مثال, زمانی که شخصی یک فایل را بر روی laptop اش دانلود می کند) مدیران می توانند مدیریت حقوق اطلاعات (Information Rights Managements(IRM)) را بر روی کتابخانه مقرر کنند, که برای  سند بکارگرفته شده, زمانی که از منابع اطلاعاتی خارج می شوند, اعمال شود.

از این طریق می توان مطمئن شد که اطلاعات حساس سهوا و به اشتباه به بیرون از سازمان فرستاده نخواهند شد و یا از طریق یک laptop به سرقت نخواهد رفت.

در چنین مواردی, از محتویاتی مثل صفحات گسترده (spreadsheet) می توان محافظت کرد بدلیل اینکه تنها بخش های "منتشر شده" توسط مرورگر وب در دسترس هستند.

از این طریق, اطلاعاتی که نیاز به اشتراک گذاری دارند, مثل جدول, نمودار(chart) , گراف  می تواند به صورت وسیعی به اشتراک گذاشته شود, تا موقعی که اطلاعات محرمانه موجود در صفحات گسترده محافظت شوند.

فرآیند تجاری اتومات شده:

مدیریت محتوای سازمانی (ECM) مایکروسافت, فرآیندهای تجاری اتوماتیک شده ای را با استفاده از قابلیت های گردش کاری که با محتویات منابع اطلاعاتی و قابلیت های فرم, یکپارچه شده اند, ارائه می کند.

فعالیت های ایجاد شده می تواند توسط ابلاغیه هائی در مورد فعالیت, به شرکت کنندگان تخصیص داده شود.

مدیریت کشف قانونی:

 مزیت نگهداری اطلاعات (hold) برای پاسخگوئی به رویدادهائی مثل ادعاهای قانونی بوسیله از دور خارج کردن و کنار گذاشتن سیاست های منقضی از سوابق اختصاصی تعیین شده برای اطمینان از اینکه آنها را نمی توان به صورت دستی و اتوماتیکی در طول مدت عمر این رویداد پاک کرد, طراحی شده است.

به صورت پیش فرض, هر منبع اطلاعاتی سوابق بوسیله یک لیست نگهداری اطلاعات (hold) در مورد هر بخش که مطابق با دستور مجزائی برای آن است, فراهم شده است.

این لیست ابزارهائی برای جستجو و نگهداری سوابق مرتبط و بازدید از سوابقی که در حال حاضر در لیست هستند, انتشار یک لیست بعد از اینکه دستور لیست (hold order) قبل غیر فعال شد, دارد.