نقش گردش های کاری(workflow) در ساده و موثر کردن همکاری بر روی اسناد:

 در پورتال Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام گردش کاری(workflow) وجود دارد که با بهبود فرآیند همکاری بر روی اسناد, در امر مدیریت اسناد(Document Management) نقش بسزایی خواهد داشت.

 با استفاده از چرخه های کاری(workflow) افراد می توانند به جای اینکه وقت خود را صرف مدیریت فرآیندهای تایید یک سند(Document Approval) کنند, بر ایجاد, بازبینی و تصویب اسناد(Document) تمرکز کنند.

 گردش کاری(workflow) چیست؟

درپورتال مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007, گردش کاری(workflow) یک راهکار اتومات به منظور جابجایی اسناد یا مدارک دیگر از میان مجموع های از فعالیت ها و عملیات است. به بیانی دیگر چنانچه در سازمان سیستمی برای کنترل نحوه جابجایی اسناد یا مدارک وجود داشته باشد, این سیستم گردش کاری(workflow) نام خواهد گرفت.

 برای مثال, اگر بتوان فهمید که برای تایید یک سند(Document) از یک کتابخانه اسناد(Document library) بایستی به چه افراد و گروه هائی ارجاع شود, علت را بایستی در پیاده سازی صحیح استراتژی مدیریت اسناد(Document Management) و وجود گردش های کاری(workflow) جستجو کرد.

هنگامی که مولف سند یک چرخه کاری(workflow) را راه اندازی می کند, فعالیت های مربوط به تایید سند, ایجاد شده و سپس به شرکت کنندگان در چرخه کاری(workflow) واگذار شده و در نهایت دستوالعمل ها به همراه یک لینک برای تایید سند مذکور از طریق هشدار پست الکترونیک(email alert) برای شرکت کنندگان ارسال می شود.

هنگامی که یک گردش کاری(workflow) در جریان است, هر مولف سند یا هر شرکت کننده می تواند ببیند که کدام شخص فعالیتش را به پایان رسانده است.چنانچه هر شخص فعالیت های محوله را به اتمام برساند چرخه کاری اش, به پایان رسیده و مولف هم به صورت اتومات باخبر می شود.

 فرآیند گردش کاری تایید(Approval Workflow) را می توانید در شکل زیر مشاهده کنید:

کاربران سایت می توانند از طریق یک سند یا یک مورد که در لیست Sharepoint یا کتابخانه موجود در Sharepoint قرار دارد, یک گردش کاری(workflow) را ایجاد و سپس از آن استفاده کننند.

 همچنین شما می توانید از طریق یکی از برنامه های مایکروسافت آفیس Sharepoint 2007 به انجام فعالیت هائی از قبیل:

• • دیدن لیستی از گردش های کاری(Workflow)

• ایجاد یک گردش کاری(workflow)

 • بازدید, ویرایش و یا تخصیص مجدد فعالیت ها در یک گردش کاری(workflow)

 • تکمیل فعالیت های یک گردش کاری(workflow)

 به صورت پیش فرض, سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین گردش کاری(workflow) است که پاسخگوی بیشتر سناریوهای تجاری رایج می باشند. علاوه بر این, برنامه نویسان و یا طراحان وب سایت سازمان شما می توانند به منظور کارآمدتر کردن سیستم مدیریت اسناد(Document Management) گردش های کاری سفارشی بسازند.

 مدیریت تایید اسناد(Document Approval)توسط چرخه های کاری از پیش تعریف شده:

 سایت آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین نوع گردش کاری است که فرآیند تایید اسناد (Document Approval) را تسهیل کرده است. به صورت پیش فرض, هر چرخه کاری(workflow) با سندی که در یک طبقه بندی موضوعی (content type) قرار دارد,در ارتباط است, بنابراین در یک کتابخانه اسناد(Document library) هر نوع گردش کاری را می توان یافت.

 چند نمونه گردش کاری موجود در سایتSharepoint:

• تایید(Approval):

 این گردش کاری مسیر جابجائی سند به منظور تایید میان افراد و گروه ها را دنبال می کند. به صورت پیش فرض, گردش کاری تایید(Approval Workflow) با صفحه ای از کتابخانه(library) که روی سایت آپلود شده در ارتباط است, بنابراین می توان برای مدیریت فرآیند تایید نهائی انتشار صفحات وب از وجود این ارتباط بهره برد.

 • متمرکز کردن بازخوردها(Collect feedback):

 این گردش کاری, مسیر جابجائی سند به منظور دریافت بازخوردها (feedback) به افراد یا گروه ها را دنبال می کند, بازخوردها پس از جمع آوری, ترجمه شده و در اختیار کسانی که چرخه کاری(workflow) را راه اندازی کرده اند, قرار می گیرد.

• متمرکز کردن امضاها(Collect Signature):

 این گردش کاری, اسناد تهیه شده بوسیله برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 را به منظور جمع آوری امضاهای دیجیتال به افراد و گروهها ارسال می کند.

 نکته قابل توجه اینست که استفاده از این نوع گردش کاری مستلزم شروع کار توسط یکی از برنامه های مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 می باشد.

 شرکت کنندگان در این چرخه کاری بایستی سندهای حاوی امضاهای دیجیتال خود را به برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint 2007 الساق کنند.

 توجه داشته باشید, گردش کاری جمع آوری امضاها (Collect signature Workflow) تنها برای اسنادی از کتابخانه اسناد (Document library) ظاهر می شود که از مزیت Signature line برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور برخوردار باشند.

 نقش چرخه کاری در مدیریت اسناد(Document Management):

 اولین مرحله جهت شروع یک گردش کاری(workflow) به منظور بهبود فرآیند مدیریت اسناد(Document Management) افزودن گردش کاری به لیست, کتابخانه یا هر نوع محتوای دیگر است.برای این کار شما بایستی مجوز مدیریت لیست(Manage list permission) را داشته باشید.

 به صورت پیش فرض, افرادی که جزء گروه صاحبان سایت(owner) هستند, این مجوز را دارند.علاوه بر امکان افزودن چرخه کاری به لیست یا کتابخانه, امکان تعیین اینکه آغاز یک چرخه کاری(workflow) چگونه, در چه زمانی و یا توسط چه شخصی صورت بگیرد, وجود خواهد داشت.

 برای مثال,ممکن است , هنگامی که مولفان در حال تهیه نسخه های اصلی و فرعی از اسناد بوده و یا دستور انتشار یک نسخه اصلی(major) را برای یک سند صادر می کنند, به صورت اتومات یک گردش کاری تایید (Approval Workflow) راه اندازی شود و یا حتی بخواهید برای کاربران بخصوص امکان ایجاد دستی گردش کاری تایید(Approval Workflow) رافعال کنید. این کار درهرچه کامل تر انجام شدن فرآیند مدیریت اسناد(Document Management) تاثیر بسزائی خواهد داشت.

 چنانچه امکان ایجاد دستی چرخه کاری در پورتال Sharepoint فعال شده باشد, کاربران مجاز می توانند گردش کاری موردنظر را از لیست انتخاب کرده و اسناد را با اطلاعاتی مثل لیست شرکت کنندگان, زمان انجام فعالیت ها و دستورالعمل ها تکمیل کنند.

 در بعضی گردش های کاری(workflow)امکان تغییر کارکرد توسط صاحبان چرخه کاری و یا شرکت کنندگان در آن وجود دارد.

 برای مثال, صاحب گردش کاری ممکن است قادر به افزودن افراد به لیست شرکت کنندگان باشد و یا یک شرکت کننده در چرخه کاری ممکن است فعالیت های واگذار شده به یک شخص را به شخص دیگر واگذار کند.

 صاحبان گردش کاری و شرکت کنندگان می توانند توسط صفحه کنترل وضعیت(status page) مربوطه, نحوه پیشرفت و تاریخچه عملیات صورت گرفته در گردش کاری را مشاهده کنند.

 آفیس Sharepoint سرور 2007 شامل چندین ابزار گزارش گیری جهت تحلیل تاریخچه بوجود آمده در چرخه کاری است. شما می توانید از ابزار گزارش گیری برای یافتن وقفه هائی که در چرخه کاری شما رخ داده و یا تشخیص اینکه کارکرد اعضای گروه تا چه اندازه ای با معیارهای مورد نظر شما تطابق دارد, استفاده کنید.

 به منظور مدیریت اسناد(Document Management) می توان از ابزارهای گزارش گیری که خود شامل چندین گزارش مایکروسافت آفیس اکسل از پیش تعریف شده است, استفاده کرد.

 اگر مایل به دریافت اطلاعات موجود در چرخه کاری هستید, می توانید از طریق منابع داده موجود در لیست Sharepoint که می تواند توسط برنامه های دیگر مثل برنامه مایکروسافت آفیس ویزیو 2007, اکسل 2007 یا راهکار پایش فرآیندهای تجاری (business process monitoring) آنالیز شده و بکار گرفته شوند, استفاده کنید.