در آمدی بر مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) توسط Sharepoint:

 در چند دهه اخیر بواسطه ظهور کامپیوترها و محصولات نرم افزاری متنوع امکان ایجاد محتویات سازمانی گوناگون از قیبل اسناد(document) , کاربرگ ها(worksheet) , اسلایدهای نمایشی(presentation) , پیغام های پست الکترونیک(email messages) ,ویدئوها و صفحات وب, بسیار ساده تر از گذشته شده است. این سادگی به ایجاد حجم عظیمی داده غیر ساخت یافته در سازمان منتج شده است که بایستی توسط سازمان اداره شود.ضمنا به دلیل اینکه این محتویات اغلب به روشی منسجم ساماندهی و مدیریت نشده اند, برای کارمندان غیر قابل استفاده هستند. در نتیجه پیشرفت بهره وری کارکنان, کارائی فرآیندها و قابلیت های ارتباط با مشتری به حداقل خواهد رسید.

 مدیریت محتوای سازمانی(ای سی ام) و چرخه حیات محتویات:

 مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) موجود در Sharepoint به سازمان شما در غلبه کردن به چالش هائی که در ارتباط با محتویات ساخت نیافته و جود دارد, کمک خواهد کرد. برنامه مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 یک بخش مرکزی از راهکار مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) است که موجب توسعه امکان مدیریت محتویات در سازمان به روشی منسجم و توسط ابزارهای آشنائی مثل ابزارهای مایکروسافت آفیس, شده است.

 راهکارهای مایکروسافت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) توانائی مدیریت همه مراحل چرخه حیات محتویات از ایجاد تا ویرایش, همکاری و اتمام آن بر روی یک زیر ساخت یکسان واحد را فراهم می کند.

برای دستیابی به اهدافی که در ادامه به آن ها اشاره شده از قابلیت های مدیریت محتویات سازمانی موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کنید:

 • مدیریت انواع مختلف محتوا:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت اسناد(Document Management) وجود دارد که می تواند در ادغام محتویات گوناگون, از چندین مکان مختلف به یک مخزن اطلاعاتی مرکزی که در آن محتویات به شیوه ای سازگار با یکدیگر طبقه بندی شده اند, به سازمان شما کمک کند. قابلیت های جستجوی یکپارچه موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 می تواند در یافتن, به اشتراک گذاری و استفاده از این اسناد به افراد کمک کند.

قابلیت مدیریت اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 از اطلاعات شما در برابر دسترسی های غیر مجاز محافظت خواهد کرد. ابزارهای تعاملی مثل چرخه های کاری(workflow) به افراد در بالا بردن کیفیت همکاری در هنگام ایجاد, بازبینی و تایید اسناد(document) به شیوه ای ساخت یافته کمک خواهد کرد.

سیستم مدیریت اسناد(Document Management) یک سیستم الکترونیکی برای تسهیل امور سازمانی است.یکی از اهداف سیستم مدیریت اسناد(Document Management) حصول اطمینان از تحقق این امر است که دسترسی به اسناد الکترونیکی در هر زمان امکان پذیر باشد.

• تامین نیازهای حقوقی:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت سوابق (Record Management) وجود دارد که می تواند در ذخیره سازی و محافظت از جدیدترین وضعیت سوابق تجاری به سازمان شما کمک کند. جهت حصول اطمینان از تحقق این امر که آیا سوابق(record) از قوانین و خط مشی های تجاری سازمان تبعیت می کنند یا خیر و یا توجه به این نکته که آیا مدت زمان نگهداری سوابق مناسب بوده یا خیر, می توانید سیاست های انقضاء(expiration policies) را به اسناد اعمال کنید.

با بررسی موارد اینچینی احتمال ریسک سازمان در موارد قانونی به حداقل رسیده و بازرسان داخلی و خارجی سازمان در اثبات صحت سوابق با مشکل کمتری برخورد خواهند کرد. اهمیت نگهداری سوابق محرمانه سازمان در محلی امن نادیده گرفته نشده است.

 • کاراتر کردن مدیریت چندین وب سایت:

 در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) وجود دارد که بواسطه وجود ابزارهای نگارشی و فرآیندهای تایید(approval process) می تواند در انتشار(publish) صفحات وب به افراد کمک کند. دیگر نیازی به همراهی گروه تکنولوژی اطلاعات(IT) نخواهد بود چراکه افراد می تواننند به سادگی آپلود اسناد و مطالب به وب سایت را به عهده بگیرند.

 با وجود الگو(template) های موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 که خود شامل الگوهای صفحات اصلی(master page) و قالب بندی صفحات(page layout) است, سازگاری صفحات وب سایت با یکدیگر تضمین خواهد شد. آفیس Sharepoint سرور 2007 استقرار و مدیریت یک زیر ساخت واحد برای اینترانت(Intranet) , اکسترانت ,(extranet)سایت های اینترنتی و سایت های چند زبانه(multilingual) را به سازمان شما پیشنهاد می کند.

 برای اینکه با قابلیت های مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) بیشتر آشنا شوید به ادامه مقاله مراجعه کنید.

موارد استفاده از مدیریت محتوای سازمانی (ای سی ام):

 در اینجا به سه قابلیت موجود در مدیریت محتوای سازمانی(Enterprise Content Management) اشاره شده:

 • سیستم مدیریت اسناد(Document Management)

 • سیستم مدیریت سوابق (Record Management)

 • سیستم مدیریت مندرجات وب(Web Content Management)

 آفیس Sharepoint سرور 2007 به منظور تامین نیازهای مدیریتی و پیاده سازی سیستم های قوی الکترونیکی, قابلیت های بسیاری را زیر مجموعه قابلیت مدیریت محتوای سازمانی( ای سی ام) قرار داده است که در ادامه به تشریح آن ها می پردازیم.

 ارائه سیستم مدیریت اسناد(Document Management) توسط Sharepoint:

 اعضای گروه تهیه مستندات(Documentation) یک سازمان برای ایجاد یک مخزن اطلاعاتی به منظور ساماندهی, ویرایش و بازبینی تمامی انتشارات خارجی مرتبط با مشتری اعم از کتابچه های راهنما(user manual) و اوراق مشخصات محصول(product specification) از سایت مرکز اسناد(Document Center Site) موجود در Sharepoint استفاده می کنند.

 مولف اسناد می تواند برای نظارت بر نحوه انجام عملیاتی که بر روی اسناد صورت می گیرد از قابلیت چرخه های کاری(workflow) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده کند. پیامد عمده یک سیستم مدیریت اسناد(Document Management) افزایش تعامل و ارتباطات میان بخش های سازمان است.نتیجه عمده دیگر افزایش بازخوردها(feedback) و بالا رفتن حس مسئولیت پذیری کارکنان است.

مزیت هائی که سیستم مدیریت اسناد(Document Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 به همراه دارد:

 اگرچه ویژگی های یک سیستم مدیریت اسناد(Document Management) در هرسازمان با سازمان دیگر متفاوت است, اما در اکثر سازمان ها ویژگی های مشترک نیزوجود دارد, در اینجا به ویژگی های پیش فرض سیستم مدیریت اسناد(Document Management) ارائه شده توسط Sharepoint می پردازیم.

 • صرفه جوئی در وقت و سهولت استفاده مجدد از اطلاعات :

هنگامی که اسناد سازمان شما در یک سایت مرکز اسناد(Document Center Site) آن هم به شیوه ای سازگار, ساماندهی و طبقه بندی شده باشد دیگر برای جابجائی میان آن ها و سرعت کشف اطلاعات مورد نظر, مشکلی وجود نخواهد داشت.

• حفاظت از اطلاعات:

 نظر به اینکه در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام مدیریت صحت اطلاعات (Information Rights Management) وجود دارد که اسناد سازمان شما را حتی پس از دانلود توسط کاربران همراهی و بدینوسیله از آن ها در برابر عملیات غیر مجاز توسط کاربران محافظت خواهد کرد دیگر برای نگهداری اسناد محرمانه, هیچ نگرانی وجود نخواهد داشت.

به علاوه, در برنامه های مایکروسافت آفیس قابلیتی به نام ناظر اسناد (Document Inspector) وجود دارد که به شما این امکان را می دهد تا اطلاعات تکمیلی (metadata) ی یک سند, یک اسلاید نمایشی(presentation) و یا یک کاربرگ (worksheet) را پیش از انتشار, پاک کنید.

 • کاراتر کردن نحوه تعامل افراد هنگام ایجاد سند:

 با توجه به اینکه در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام چرخه کاری(workflow) وجود دارد که توسط آن شما می توانید مستقیما از طریق برنامه های آفیس نسخه 2007 در شروع, پیگیری و تعامل با فرآیندهای مرتبط با سند دخالت داشته باشید, در حالت و میزان شرکت افراد در هر مرحله از کار, مشکلی وجود نخواهد داشت. به منظور نظارت بر صحت انجام مراحل توسط شرکت کنندگان در یک چرخه کاری ,(workflow) یک نمایشگر با عنوان (workflow task information) در برنامه آفیسی که در حال استفاده از آن هستید, ظاهر خواهد شد.

 ارائه سیستم مدیریت سوابق (Record Management) توسط Sharepoint:

 اعضای دپارتمان حقوقی سازمان به منظور بایگانی اسناد با اهمیتی چون اجاره نامه ها(lease) , قراردادها(contract) و توافقنامه های مجوز(license agreement) از الگوی سایت مرکز سوابق (Record Center Site template) استفاده می کنند. در آفیس Sharepoint سرور 2007 استفاده از قابلیت سایت مرکز سوابق (Record Center Site) تنها برای افراد معدودی که به عضویت دپارتمان حقوقی سازمان در آمده اند, امکان پذیر است.این محدودیت به افزایش امنیت نگهداری سوابق تجاری منجر خواهد شد.

 امکاناتی که در صورت استفاده از مزیت مدیریت سوابق (Record Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 پیش روی شما قرار خواهد گرفت:

 • برآوردن تمامی نیازهای حقوقی تنظیمی:

برای اینکه از شیوه نگهداری سوابق تجاری(business record) اطمینان حاصل کنید, می توانید سیاست های نگهداری, نظارت و حفاظت را به سوابق اعمال کنید.

 • حفظ امنیت سوابق تجاری با ارزش:

 به منظور حفاظت هر چه بهتر از اسناد, اطلاعات و سوابق با ارزش سازمانی در آفیس Sharepoint سرور 2007 قابلیتی به نام سایت مرکز سوابق(Record Center Site)وجود دارد که در واقع یک مخزن اطلاعاتی با سیاست های امنیتی پیشرفته است.در این سایت سوابق تجاری با ارزش سازمان شما در آخرین وضعیت و به شکلی غیر قابل تغییر در محلی امن نگهداری می شوند.

• تضمین سادگی کشفیات حقوقی:

 قابلیت مدیریت سوابق(Record Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 تضمین می کند که شما بتوانید به سادگی و در کوتاهترین زمان به اطلاعات حقوقی سازمان دسترسی پیدا کرده و در موقع لزوم از آن بهره برداری کنید.

نحوه مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) توسط Sharepoint:

 اعضای گروه تامین نیروی انسانی(Human Resource) می توانند از قابلیت های انتشار که جزئی از ویژگی های قابلیت مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 است برای ایجاد و به روزرسانی اطلاعات که در پرتال داخلی این گروه و حتی اطلاعات شخصی همه کارکنان وجود دارد, استفاده کنند.

 امکاناتی که در صورت استفاده از مزیت مدیریت مندرجات وب(Web Content Management) موجود در آفیس Sharepoint سرور 2007 پیش روی شما قرار خواهد گرفت:

• سادگی و سرعت ایجاد و انتشار مندرجات:

 نظر به اینکه در آفیس Sharepoint سرور 2007 ابزارهای نگارشی و چرخه های کاری(workflow) یکپارچه وجود دارد, گروه های تجاری می توانند به سادگی مندرجات و مطالب خود را بر روی سایت آپلود کنند.

 • القای احساس سازگاری و یکپارچگی مطالب موجود بر روی وب سایت:

نظر به اینکه در آفیس Sharepoint سرور 2007 امکان استفاده از قابلیت هائی مثل الگوی صفحات اصلی(master page) و قالب بندی صفحات(page layout) وجود دارد, جابجائی(navigation) در سایت یکمرتبه مشخص شده و مجددا توسط مولفان مورد استفاده قرار می گیرد.

 • کاهش هزینه های پیاده سازی و مدیریت وب سایت:

 شما می توانید یا پیاده سازی یک زیر ساخت واحد چند لایه(multi-tier) در آفیس Sharepoint سرور 2007 مطالب خود را به اینترانت(Intranet) , اکسترانت (Extranet) و سایت های اینترنتی منتشر کنید.