مدیریت موضوعات به روشی منسجم توسط قابلیت طبقه بندی مندرجات(content type):

 در زمان تکمیل پروژه ممکن است چندین نوع مختلف از اسناد(Documents) مثل طرح ها, قراردادهای قانونی و اوراق مشخصات محصول ایجاد شود.

 اگرچه به دلیل تعلق این اسناد به یک پروژه واحد می توان آن ها را با یکدیگر ذخیره کرد اما این امکان هم وجود دارد که آن ها را به روشی دیگر ایجاد و به صورتی دیگر ذخیره سازی کرد.

 دلیل این کار اینست که ممکن است بخواهید داده های تکمیلی(metadata) هر کدام از این اسناد را که قاعدتا با داده های تکمیلی اسناد دیگر متفاوت است, از یکدیگر تفکیک کرده,در مکان های متفاوت جمع آوری و نگهداری کنید.

 برای حفظ پیوستگی اسناد, مدیریت داده های تکمیلی(metadata) , الگوها(template) و دیگر موارد می توانید از امکان طبقه بندی مندرجات(content type) موجود در آفیس Sharepoint استفاده کنید.

 هنگامی که می خواهید یک سند جدید را در مرکز اسناد(Document Center) بسازید, منوی New به شما چندین طبقه بندی(type) نشان می دهد, بنابراین شما می توانید موضوعی را انتخاب کنید که بیشترین تطابق را با سندی که می خواهید ایجاد کنید, داشته باشد.

 علاوه بر موضوعات مختلف موجود, یک کتابخانه اسناد(Document library) می تواند شامل داده های تکمیلی(metadata) متفاوتی باشند. برای مثال, در یک مرکز اسناد(Document Center) کتابچه های راهنما(user manuals) شامل ستون های تاریخ اعتبار(Due Date) هستند, در صورتی که کاتالوگ مقایسه محصولات , ستونی به نام ستون نام فرد تایید کننده(Approver Name) دارد.هر دوی این مندرجات ستونی به نام درصد پیشرفت پروژه (Complete%) دارند.

 خصوصیات طبقه بندی مندرجات(content type):

 شما می توانید برای هر موضوع در آفیس Sharepoint سرور 2007 مثل اسناد (Documents) یا موارد موجود در لیست, یک طبقه بندی موضوعی(content type) ایجاد کنید.

 هر طبقه بندی موضوعی می تواند دربردارنده موارد زیر باشد:

 • ستون هائی برای مشخص کردن داده های تکمیلی(metadata) که می خواهید به آن موضوع اختصاص دهید.

 • الگوی سند(Document template) که می خواهید برای یک مورد جدید بکار ببرید(فقط برای اسنادی که در طبقه بندی موضوعی (content type) قرار گرفته اند, قابل استفاده است)

 • منوهای New و Edit و فرم های نمایش سفارشی.

 • چرخه های کاری(workflow) مرتبط با موضوع.

• خط مشی های مدیریت اسناد(Document Management)

 • مقطع کاری اطلاعات اسناد(Document Information Panel) که می توانید در دیگر برنامه های مایکروسافت آفیس نیز از آن استفاده کنید.

 • تبدیل سند به مواردی که در هر طبقه بندی موضوعی وجود دارد(فقط برای اسنادی که در طبقه بندی موضوعی (content type) قرار گرفته اند, قابل استفاده است)

 انواع طبقه بندی مندرجات(content type):

 برای هر طبقه بندی موضوعی دو مدل ابتدائی وجود دارد:

 1. طبقه بندی مندرجات به صورت سایت(Site content type):

 این مدل طبقه بندی جهت استفاده در سایت هائی که زیر مجموعه سایت مادر(Parent Site) ساخته می شوند, قابل تعریف است.زمانی که شما سایتی تعریف می کنید, همه لیست ها و کتابخانه های اسناد(Document library) موجود در مجموعه سایت می توانند از آن مدل(type) استفاده می کنند.

 در Sharepoint سرور به صورت پیش فرض طبقه بندی مندرجات به صورت سایت(Site content type) فعال است.

 2. طبقه بندی مندرجات به صورت لیست (List content type):

 این مدل طبقه بندی را می توان به لیست ها و یا کتابخانه ها(library) افزود, سپس آن ها را برای استفاده در مکان های بخصوص دیگر سفارشی کرد.

 به صورت پیش فرض مندرجاتی که به صورت لیست طبقه بندی شده اند اصطلاحا فرزند(children) مندرجاتی که به صورت سایت طبقه بندی شده اند, محسوب می شوند.

 طبقه بندی مندرجات به صورت لیست(List content type) می تواند به انعطاف پذیری بیشتر لیست ها و کتابخانه های اسناد(Document library) شما کمک کند چرا که بدینوسیله هر لیست یا کتابخانه مجزا می تواند شامل چند موضوع باشد که هر کدام داده تکمیلی(metadata) منحصر بفرد, رفتار و خط مشی های جداگانه دارند.

 اگر شما لیست و یا کتابخانه خود را طوری تنظیم کنید که بتواند چندین نوع موضوع را شامل شود, می توانید از مجموعه سایت های دارای طبقه بندی موضوعی,انواع موضوعات را به آن ها اضافه کنید.

 دکمه New به شما نشان خواهد داد چه نوع موضوعاتی برای آن لیست یا کتابخانه قابل استفاده است.

 افراد خلاق از طبقه بندی مندرجات به صورت سایت(Site content type) استفاده کرده سپس آن طبقه بندی ها را با لیست ها و کتابخانه های فردی خود مقایسه کرده و مطابقت می دهند تا از این رهگذر لیست ها و کتابخانه های انعطاف پذیرتر و کامل تری در اختیار داشته باشند.

 هنگامی که در یک مرکز اسناد (Document Center) منوی New را باز کنید, چندین طبقه بندی مثل لیست قیمت ها(Price List) , اوراق مشخصات (Specification Sheet) و کاتالوگ مقایسه محصولات (Product Comparison) وجود دارد.هر کدام از این طبقه بندی ها بر اساس اسنادی موجود در طبقه بندی مندرجات به صورت سایت(Site content type) تنظیم شده اند.

 شکل زیر انواع لیست را به همراه لیست های مادر(Parent list) نشان می دهد:

قانون وراثت(inheritance) در طبقه بندی مندرجات(content type):

 از آن جائی که انتخاب یک طبقه بندی موضوعی یک انتخاب موقتی نیست Sharepoint سرور 2007 مجموعه از پیش تعریف شده ای از انواع طبقه بندی موضوعی فراهم کرده است که شما می توانید آن ها را سفارشی کنید.

 Sharepoint سرور 2007 این طبقه بندی ها را به روشی سلسله مراتبی (hierarchy) سازماندهی کرده بطوریکه هر طبقه بندی بتواند خصوصیات دیگر طبقه بندی را به ارث ببرد.

 این ویژگیSharepoint موجب خواهد شد اسناد سازمان شما به شکلی منسجم دسته بندی شوند.

هنگامی که شما برای اولین بار یک طبقه بندی مندرجات به صورت سایت(Site content type) را از میان مدل های دیگر طبقه بندی انتخاب و ایجاد می کنید, خصوصیاتی از قبیل الگوهای اسناد(document template) , چرخه های کاری(workflow) و ستون ها(columns) به صورت اتومات به سایت جدید ارث می رسد, البته جای نگرانی نیست هر کدام از این خصوصیات می تواند مطابق نیاز سازمان شما تغییر کند.

حتی اگر قصد داشته باشید سایت های دیگر و طبقه های موضوعی دیگر به صورت لیست (List content type) بسازید, می توانید انتخاب کنید که آیا مایل به افزودن ستون های سفارشی به سایت های جدید هستید یا خیر؟

 ستون های سفارشی شما در سایت زیر مجموعه به سایت مادر(Parent site) اعمال نخواهد شد در واقع ویژگی وراثت(inheritance) تنها از مادر به فرزند(parentàchild) منتقل می شود و عکس این موضوع صادق نیست.

قوانین وراثت(inheritance) در مورد مندرجاتی که به صورت لیست(List content type) طبقه بندی شده اند نیز به همین صورت است.برای مثال, اگر شما نوعی لیست با ویژگی های دلخواه خود مثلا ستون های بیشتر بسازید, این ویژگی در لیست مادر(Parent list) تاثیری نخواهد گذاشت.

 به خاطر داشته باشید , هر گونه تغییر در کتابخانه یا لیست موجود در لیست مادر(Parent list) به تغییر لیست های زیر مجموعه یا اصطلاحا لیست فرزند(Child list) منجر می شود.

 اهمیت پیاده سازی سیستم کنترل مدارک(Document Management) در سازمان:

 در مواردی که از اسناد و مدارک, به نحوی بهینه استفاده نمی شود, سیستم کنترل مدارک(Document Management) می تواند شرایط را بهبود بخشد.

 مدیران سردرگمی که از آشفتگی اسناد سازمان به ستوه آمده اند نباید از اهمیت مدیریت مدارک(Document Management) غافل شده و پیاده سازی آن در سازمان را به زمانی دیگر موکول کنند.

 از آنجا که با پیاده سازی سیستم کنترل مدارک(Document Management) نحوه ذخیره, بازیابی و تایید مدارک تغییر می یابد, وضعیت جدید سازمان به طور قابل توجهی نسبت به وضعیت سابق متفاوت خواهد شد. هدف نهائی سیستم کنترل مدارک(Document Management) بهینه سازی سیستم از طریق حصول اطمینان از هماهنگی و سازگاری نحوه انجام فعالیت های مرتبط با مدارک است.