شرکت در Document Workspace یا Meeting Workspace:

 پورتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دو نوع workspace را برای شما فراهم می کند. Document Workspace امکان تشریک مساعی افراد بر روی اسناد نیمه تمام و Meeting Workspace امکان جمع آوری اطلاعات مرتبط با قرارملاقات ها و اسناد و مطالب را در یک مکان مرکزی فراهم می کند.

 افراد تیم بازاریابی از هر دو نوع Document Workspace و Meeting Workspace استفاده می کنند. برای مثال, دو عضو یک گروه به صورت همزمان به تحلیل اطلاعات در مورد یک نظرسنجی که شرکت مدیریت آن را به عهده دارد, خواهند پرداخت.

 اعضای این تیم یک نمونه مقدماتی از طرح به همراه مطالبی که قرار است ارائه شود را در یک Document Workspace ذخیره می کنند. دلیل اینکه آنها از یک Document Workspace به جای کتابخانه اسناد (Document Library) استفاده می کنند این است که آنها نمی خواهند تا زمانی که فرصتی برای تحلیل کامل داده ها داشته باشند, اسناد نیمه تمام شان را در دسترس دیگران قرار دهند.

سفارشی کردن ظاهر صفحات وب سایت از طریق افزودن وب پارت(Web Part):

 هر کاربر عضو, پس از ورود می تواند جزئیات مختلف قابل نمایش در پرتال Sharepoint را آن چنان مطابق میل خود تنظیم کند که ظاهری کاملا متفاوت با ظاهر صفحه قابل مشاهده برای کاربر دیگر داشته باشد.این عمل از طریق چیدن سلیقه ای عناصر صفحه موسوم به وب پارت(Web Part) صورت می گیرد.

 هنگام دسترسی به یک سایت مایکروسافت آفیس Sharepoint سرور 2007 ممکن است با سه وضعیت که در ادامه به آن ها اشاره شده, مواجه شوید:

 • شما اکنون مجوز (permission) دسترسی به یک سایت دارید بدلیل اینکه صاحب سایت نام شما را به سایت اضافه کرده, بنابراین شما می توانید به آن نگاهی اجمالی بیندازید.

• شما اجازه دسترسی به سایت را ندارید, پیش از آن که بخواهید در آن بگردید بایستی امکان دسترسی به سایت را درخواست کرده باشید.

 • شما برای خودتان یک سایت اختصاصی ساختید سپس می توانید دیگر اعضا و گروه ها را به سایت اضافه کنید و حتی به صورت اتوماتیکی یک پیام خوش آمد با آدرس سایت به آن ها ارسال کنید.

کاربرد لیست ها در مدیریت پروژه های یک سایت گروهی:

 لیست ها به شما در مدیریت پروژه های گروهی و ثبت اطلاعات پرتال کمک می کند. شما می توانید توسط امکانات موجود پرتال Sharepoint مثل تقویم(calendar) , لیست فعالیت ها,گزارش (log) و پاسخ هائی که به هر موضوع داده می شود, اتفاقاتی را که برای گروه پیش می آید دنبال کنید.

 تیم بازاریابی برای پیگیری وضعیت گروه, مرخصی ها و کنفرانس ها از تقویم(calendar) استفاده می کند.اعضای گروه می توانند این تقویم را به برنامه آفیس اوت لوک 2007 خود متصل کرده و بدین وسیله از هرگونه مغایرت زمانبندی با تقویم های شخصی جلوگیری کنند. تیم بازاریابی برای مدیریت پروژه های بزرگ مثل طراحی یک همایش یا مدیریت یک فعالیت کمپین بازاریابی از لیست فعالیت ها (task list) استفاده می کند.

 کتابخانه (library) مکانی در سایت است که اعضا گروه می توانند برای ایجاد, به روز رسانی و مدیریت فایل ها در آن مکان با یکدیگر همکاری کنند.هر کتابخانه یک لیست از فایل ها به همراه اطلاعات کلیدی در خصوص آن ها را نشان می دهد.

 مجوزهائی که شما به سایت مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دارید, تعیین کننده امکان دسترسی شما به سایت و نوع بهره برداری از مندرجات آن است. شما می توانید مجوزهای دسترسی متفاوتی برای سایت های مختلف و سایت های زیر مجموعه آن داشته باشید.

شما می توانید حتی برای محتویات گوناگون روی یک سایت مجوزهای دسترسی متفاوتی داشته باشید. مطالب و انتخاب هائی (option) که شما روی یک سایت دارید متناسب با مجوزی که به شما واگذار شده, متفاوت خواهد بود.

 صاحب پرتال معمولا به وسیله افزودن شما به گروه sharepoint مثلا گروه بازدید کنندگان (Visitor) به شما مجوز دسترسی به سایت را اعطا می کند.

 پس از عضویت در گروه, مجوزها و سطوح دسترسی شما به مندرجات سایت در حد مجوزی که به گروه داده شده, خواهد بود.

جمع آوری اطلاعات با استفاده از تالارهای گفتگو (discussion) یا تالارهای نظرسنجی (survey) :

 در پورتال Sharepoint می توان انجمن های متعدد بحث و گفتگو که اصطلاحا تالارهای گفتگو (discussion) نامیده می شوند, با موضوعات گوناگون ایجاد کرد, همچنین امکان تعریف و فعال کردن سیستم نظر سنجی از کاربران از طریق تالارهای نظرسنجی (survey) در زمینه های مختلف وجود دارد.

تالارهای گفتگو (discussion) یا تالارهای نظرسنجی(survey) دو روش برای جمع آوری اطلاعات و نظرات از دیگران می باشند. تالارهای گفتگو (discussion)بوسیله عناوین شان سازماندهی می شوند.هر شخصی می تواند پیغامی را به یک تالار گفتگو ارسال کند و چندین نفر می توانند به روشی دلخواه به آن پیغام پاسخ دهند. تالارهای نظرسنجی (survey) به صورت مجموعه ای از سئوالات و پاسخ ها سازماندهی می شوند.

 برای مثال, اعضای گروه بازاریابی برای بحث های غیررسمی در مورد پروژه ها مثل به اشتراک گذاری راهکارها, حتی لجستیک ها از تالارهای گفتگو(discussion) استفاده می کنند. مدیر تیم بازاریابی برای جمع آوری بازخورد (feedback) های کارمندان در ارتباط با فرآیند های تیم و روحیه تیم از تالارهای نظرسنجی(survey) استفاده می کند.

درآمدی بر نحوه همکاری با پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007:

 اغلب افراد بیشتر ساعات روز را در فعالیت های مشارکتی سپری می کنند.آنها اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می گذارند, درگروه کار کرده و پروژه ها را مدیریت می کنند.

 اگر شما هنگام ایجاد ارتباط , به اشتراک گذاری اطلاعات و هماهنگ کردن جزئیات پروژه  و تعیین زمان اتمام پروژه در هنگام کار با تعداد زیادی افراد ابزار ساده ای نداشته باشید برای داشتن یک همکاری موثر دچار مشکل خواهید شد.

پرتال مایکروسافت آفیس sharepoint سرور2007 بدلیل فراهم آوردن زیر ساختی به منظور به اشتراک گذاری اطلاعات و کار گروهی درتیم ها می تواند به شما در بالا بردن بازده کاری کمک کند.

پرتال Sharepoint ابزارهای workspace ویژه ای را به شما پیشنهاد می کند که می توانید برای برقراری ارتباط با اعضای تیم , پیگیری پروژه ها, هماهنگ کردن موعد مقرر زمان اتمام پروژه,ساخت و ویرایش گروهی اسناد از آن ها استفاده کنید.

 وبلاگ (blog)ها و ویکی (wiki)ها روش هائی برای به اشتراک گذاری سریع اطلاعات روی سایت بدون نیاز به ابزارهای پیشرفته یا مهارت می باشند.به روز کردن اطلاعات آنها به نسبت دیگر انواع مدارک و یا وب سایت های مرسوم برای افراد آسانتر است.

 در این مقاله به بررسی دو قابلیت هشدار(alert) و RSS در سیستم Sharepoint می پردازیم.

هشدارها(alert) و (Really Simple Syndication(RSS دو سرویس هستند که شما را در جریان آخرین اطلاعات و تغییرات مندرجات قرار داده و نیاز اعضای گروه به جستجوی اطلاعات جدید را کاهش می دهند.

 اگر چه می توان توسط هشدارها(alert) و RSS کاربران را نسبت به تغییرات سایت به روز نگاه داشت, اما چگونگی دریافت اطلاعات از هر سرویس متفاوت از سرویس دیگر است.

 هشدارها(alert) اطلاعات را از طریق پست الکترونیک (email) ارسال می کند, البته منوط به اینکه سرویس دهنده (server) شما برای ارسال پست الکترونیک تنظیم شده باشد.

 تکنولوژی RSS اطلاعات را از طریق RSS Feed ها که خود توسط feed های دیگر سایت ها مثل اخبار و سایت های وبلاگ(blog) جمع آوری شده اند, به اطلاع کاربران می رساند.