آرشیو اسناد

در حال حاضر بسیاری از سازمانها با حجم انبوهی از مدارک و اسناد فیزیکی مواجهند که نه امکان از بین بردن آنها وجود دارد و نگهداری و حفظ آنها نیز بسیار سخت، جا گیر و گاهی خارج از کنترل است و حتی با افزایش حجم این اسناد فیزیکی امکان جستجو برای یک مدرک خاص کمتر وجود خواهد داشت .

سیستم اتوماسیون نرم افزاری مدیریت آرشیو اسناد سیستمی بسیار قدرتمند و سریع در ذخیره سازی کلیه مدارک سازمانها می باشد. این سیستم که توانایی ذخیره سازی میلیون ها مدرک را در خود دارد، با رابط کاربری ساده و موثر خود دسترسی به مدارک را سهل و آسان می نماید. ذخیره سازی فراداده های مختلف از مدارک، امکان دسته بندی درختی مدارک را مهیا می سازد و امکان جستجو بر روی مدارک و تعیین حقوق دسترسی به اسناد طبقه بندی شده نیز وجود دارد.

برای این منظور با پیاده سازی سیستم اتوماسیون نرم افزاری مدیریت آرشیو اسناد و اسکن و ورود اطلاعات فیزیکی به این سیستم اتوماسیون کل دغدغه سازمانها در این ارتباط مرتفع گشته و از بین می رود .

این مدارک در دسته بندی های مختلفی مانند موارد زیر می گنجند:

• Basic Engineering Design Documents
• Detailed Engineering Design Documents
• Procurement Documents
• Operation Manuals
• Mechanical Documents
• Construction Documents
• All other documents


امکانات سیستم اتوماسیون نرم افزاری به این شرح می باشد:

1. امکان دسترسي از کليه نقاط کشور (محيط اجراي برنامه وب مي باشد)
2. امکان جستجوی پیشرفته بروی مدارک بر اساس فراداده های تعریف شده در سیستم
3. کنترل حقوق دسترسی بروی مدارک
4. نگهداری تاریخچه تغییرات اسناد و ویرایش های مدارک
5. طبقه بندی درختی مدارک بر اساس شکل زیر
6. امکان تعريف نامحدود کتابخانه هاي اسناد و مدارک
7. امکان تعريف نامحدود خصوصيات مدارک
8. تعريف مجوز هاي دسترسي براي افراد مختلف بروي کتابخانه هاي مدارک و هر مدرک
9. ذخيره کليه ويرايش هاي مدارک به اين صورت که تاريخچه تغييرات مدرک کامل در سيستم حفظ مي گردد (چه شخصي در چه زماني چه تغييراتي را ايجاد کرده است)
10. اجراي گردش هاي کاري تاييد مدارک، جمع آوري امضا و حذف مدارک
11. امکان Check out مدرک به اين صورت که در هر زمان تنها يک نفر مدرک را تغيير دهد و تغييرات افراد بروي مدارک با هم تداخل پيدا نکند
12. امکان تعريف محيط کاري مجزا براي هر مدرک بنابراين افراد بصورت تيمي بتوانند بروي مدارک کار کنند
13. ايجاد ساختار درختي مدارک بر اساس خصوصيات مدارک
14. امکان ذخيره سازي مدارک پروژه ها و بخش ها بصورت مجزا
15. امکان تبادل کامل اطلاعات با Microsoft Excel و Microsoft Access
16. وجود سطل بازيافت دو مرحله اي بنابراين مدارکي که به اشتباه پاک شوند قابل بازيابي هستند
17. امکان تعريف ارتباط مدارک با هم
18. امکان تعريف ساختار شماره گذازي اتوماتيک مدارک براي هر کتابخانه اسناد
19. امکان تعریف پایش دسترسی بروی مدارک (Security Auditing)
20. گزارش ساز جامع و فرم ساز قوی
21. موتور جستجوي پيشرفته مدارک
22. ارتباط با سيستم هاي ديگر از طريق Web Service ها و ايميل
23. پشتيباني از انواع فايلها ( Word, Excel, PowerPoint,PDF,DWG,MAX,…)
24. توسعه پذيري قوي