سازمان الکترونیک

نیاز مبرم تمام ادارات ، سازمانها و شرکتهای مشغول به فعالیت، اتوماسیون در تمامی زمینه های کاریست . سیستم اتوماسیونی که کلیه موارد کاری یک سازمان را پوشش دهد ، سازمان الکترونیک گویند. در حال حاضر دولت جمهوری اسلامی بابت استقرار سیستم سازمان الکترونیک به ادارات و سازمانها اعتبار اختصاص میدهد . بر اساس بخشنامه دولت سیستم سازمان الکترونیک می بایست شامل موارد ذیل باشد تا تعریف سازمان الکترونیک را داشته باشد .
در این راستا سازمان الکترونیک تفکر سبز سیستم نرم افزاری سازمان الکترونیک را با قابلیت ها و امکانات منطبق با بخشنامه دولت تهیه و تنظیم نموده است که در ذیل با این سیستم آشنا میشوید .

مشخصات فنی سازمان الکترونیکی


این سیستم شامل سیستم های اتوماسیون ذیل می باشد . در حقیقیت سازمان الکترونیک شامل چندین سیستم اتوماسیون است که بصورت یکپارچه پیاده سازی شده اند و با یکدیگر به رد و بدل اطلاعات مشغولند و یک سازمان را پشتیبانی می کند .

اتوماسیون اداری پیشرفته تحت وب (Full Web Based Office Automation )
موتور تعریف و اجرای گردش کارها و فرآیندها ( Web Based Workflow Engine )
موتور تعریف و تولید فرمهای الکترونیکی (Web Based E-Form Builder )
موتور ساخت گزارشات پویا (Web Based Report Generator )
نرم افزار و سخت افزار تلفن گویای پیشرفته با قابلیت های ردیابی مکاتبات توسط ارباب رجوع و از راه دور .

نکات برجسته سیستم سازمان الکترونیک


بانک اطلاعاتی و معماری سازگار با سایر نرم افزارهای سازمان از جمله نرم افزارهای اداری و مالی و پورتال و کاملا تحت وب ( برای کلیه موتورها و نرم افزارها )
تبدیل اطلاعات از سیستم قبلی به صورت کامل به سیستم جدید
آموزش کامل به راهبران سیستم و کاربران
قابلیت استفاده از یک اتوماسیون اداری تحت وب و ارتقاء به سازمان الکترونیکی ( e-Organization ) از طریق بکارگیری موتورهای نرم افزاری .
موتورها وسیستم های نرم افزاری مورد نظر ، هم به صورت ماژولار ( و قابل انتخاب در آینده ) و هم به صورت یکپارچه.
با توجه به حائز اهمیت بودن مبحث امنیت ، کلیة موتورها وسیستمهای نرم افزارهای فوق SSL Enable هستند. همچنین سیستم ها Attacks ( حمله های متعارفی ) که به سیستمها می شود را شناسایی کرده و آنها را دفع می نماید. برخی از این حمله ها عبارتند از حملة Snifterها ، حملة SOL Injection و حملة XSS.
موتورها قابل استفاده توسط End User هستند ، یعنی علاوه بر Developerهای نرم افزاری ، مدیران سیستم نیز میتوانند از موتورها استفاده نمایند و فرآیند و گردش کار ایجاد نمایند .
Engine های نرم افزاری و سیستمهای نرم افزاری ، علاوه بر یکپارچگی، دارای یک Interface یکسان و همچنین دارای یک درگاه ورود به سیستمها هستند .
پروتکل ECE پشتیبانی می شود .
کلیة سیستمها و موتورهای نرم افزاری کاملا مبتنی بر تکنولوژی Web هستنند (هم قسمت کاربران و هم قسمت مدیر سیستم )
وجود یک سیستم تلفن گویای پیشرفته جهت پیگیری مکاتبات از راه دور و با استفاده از « کد رهگیری مکاتبات » توسط ارباب رجوع سازمان .

جداول امکانات و قابلیت های سیستم سازمان الکترونیک


الف : موتور تعریف و اجرای گردش کارها و فرآیندها ( Web Based Workflow Engine )

قابلیت ها و امکانات Workflow Engine

1 دارای interface کاملا مبتنی بر تکنولوژی وب ( هم قسمت کاربری و هم قسمت مدیر سیستم )
2 ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش کار و فرآیندها به صورت گرافیکی .
3 امکان طراحی و خودکارسازی فرآیندهای ایزو (ISO 9001 – 2000)
4 تعریف قالب محتوای مدارک در گردش کار .
5 قابلیت تعریف گردش کارها و فرآیندها توسط مدیر سیستم و نه صرفا شرکتها و Developer های نرم افزاری .
6 تعریف شروط و تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار و فرآیند .
7 امکان تراکنش با پایگاه داده ( توسط زبان SQL )
8 امکان مدیریت و اجرای چندین فرآیند همزمان .
9 طراحی و پیاده سازی پردازشهای مورد نظر سازمان در بخشهای مختلف گردش کار و فرآیند .
10 انجام پردازش های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار .
11 امکان ارسال پیام کوتاه (SMS) .
12 امکان ارسال اطلاعات برروی دورنگار در هر مرحله از گردش کار و فرآیند .
13 ارسال اطلاعات بصورت پست الکترونیکی در هر مرحله از گردش کار و فرآیند .
14 Import و Export یک گردش کار و فرآیند .
15 امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار و فرآیند .
16 امکان برقراری ارتباط با بانکهای اطلاعاتی مختلف دیگرو تصمیم گیری طبق اطلاعات موجود آنهادرحین گردش کاروفرآیند
17 استفاده از بروز رساننده بانک اطلاعاتی های دیگر درون مجموعه در یک گردش کار .
18 امکان اجرای برنامه هایPerl،CGI،ASP،PHPوNet درقالب سرویسهای وب و اجرای برنامه های exe در مراحل مختلف گردش.
19 امکان اسکریپت نویسی
20 پردازش و انتقال اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر ، در حین یک گردش کار .
21 پل ارتباطی بین فرآیندهای درون سازمانی (Back Office) و فرآیندهای برون سازمانی (Front Office).
22 یکپارچگی واسط کاربری وسیستمی باReport Generatorجهت ایجادگزارشات مدیریتی ازاجرای فرآیندها.
23 یکپارچگی واسط کاربری و سیستمی با E-Form Builder جهت تعریف و اجرای فرآیندهای Form Base.
24 قابلیت استفاده به عنوان بستر ارتباطی میان نرم افزارهای مختلف سازمان .
25 وجود راهنماهای کامل کاربری و راهبری

ب : موتور تعریف و تولید فرمهای الکترونیکی (Web Based E-Form Builder )


قابلیت ها و امکانات Web Based E-Form Builder

1 دارایInterface کاملا مبتنی برتکنولوژی وب ( هم قسمت کاربری و هم قسمت مدیر سیستم )
2 قابلیت طراحی فرمهای مبتنی بر وب .
3 ساخته شدن اتوماتیک Tableها وRelation ها در DB براساس فیلدهای معرفی شده و روابط آنها با یکدیگر.
4 قابلیت نوشته شدن اتوماتیک برنامه های ورود اطلاعات و ویرایش و حذف و همچنین Query های جستجو براساس تنظیمات مدیر سیستم و توسط موتور تولید فرم .
5 عدم استفاده از OCX و یا Activex
6 قابلیت طراحی فرمهای سازمانی توسط مدیر نرم افزار .
7 قابلیت ایجاد فرمهای وابسته به یکدیگر ، جهت حفظ یکپارچگی داده ها در سازمان .
8 قابلیت تعریف فیلد از نوع فایل
9 قابلیت تعریف فیلد از نوع امضاء الکترونیکی
10 قابلیت تعریف فیلد از نوع Combo box و فیلتر نمودن اطلاعات آن با توجه به کاربر سیستم
11 قابلیت تعریف فیلد از نوع فایل و همچنین عکس
12 قابلیت تعریف انواع سطوح محرمانگی مرسوم برروی فرم
13 قابلیت تعریف فیلد از نوع جدول پرشونده از فرمهای دیگر
14 قابلیت طراحی فرمها و مدارک سازمانی مشابه با شمای کاغذی آنها
15 ایجاد امنیت و سطوح دسترسی مختلف برروی هر نوع فرم ، دسته ای از فیلدها و حتی تک تک فیلدها
16 قابلیت ارتباط و استفاده در سیستم آرشیو الکترونیکی
17 قابلیت انجام جستجو بر روی تک تک فیلدها توسط کاربران
18 قابلیت تعریف الگوی جستجوی پیشرفتة ترکیبی و منطقی بر روی فیلدهای مختلف یک فرم
19 دادن مجوزهایی مانند اطلاعات، جستجو،ویرایش ، سابقة زنجیرة مدارک به کاربران در خصوص هر فرم
20 امکان تعریف قانون شماره گذاری بر روی انواع فرمها
21 امکان تعریف قوانین امنیتی بر روی فیلدها و بخشهای مختلف فرم (Section بندی هر فرم و اعطای مجوز هر بخش به برخی کاربران)
22 ایجاد اتوماتیک بانکهای اطلاعاتی مورد نیاز سازمان ، پس از طراحی فرمهای مربوطه
23 قابلیت طراحی فرمهای ایزو (ISO9001-ver2000)
24 وجود راهنماهای کامل کاربری و راهبری
25 وجود یکپارچگی واسط کاربری و سیستمی با Workflow Engine جهت تعریف فرآیندها و شروط آنها و ایجاد الگوی گردش کار متمرکز بر روی انواع فرمها
26 وجود یکپارچگی واسط کاربری و سیستمی با Report Generator جهت ایجاد گزارشات متنوع مدیریتی


ج : موتور ساخت گزارشات پویا (Web Based Report Generator )

قابلیت ها و امکانات گزارش ساز پویا Web Based Report Generator )

1 دارای interface کاملا مبتنی بر تکنولوژی وب ( هم قسمت کاربری و هم قسمت مدیر سیستم )
2 طراحی گزارشات مبتنی بر تکنولوژی وب
3 عدم استفاده از OCX و یا Activex
4 امکان مشاهده گزارشات از راه دور و حتی بر روی اینترنت
5 یکپارچگی با موتور تولید فرم و ساخت گزارش از روی فرمهای پر شده
6 امکان انتخاب فیلدهای اطلاعاتی مورد نظر از فرمهای طراحی شده در موتور تولید فیلد
7 تعریف روابط جدید میان فیلدهای فرمها ( تعریف فیلد جدید )
8 امکان انتخاب فیلدهایی که در گزارش ظاهر می شوند.
9 امکان تغییر نام فیلدها در گزارش و امکان تعریف فیلتر روی گزارش
10 امکان تصحیح، تغییر و تنظیم گزارشات موجود
11 امکان تنظیم نمای گزارش مطابق با خواسته های سازمان (Report Template )
12 امکان تعیین ترتیب فیلدها در گزارش در نمای ستونی .
13 امکان تعیین تعداد رکوردها در هر صفحه.
14 امکان انجام محاسبات و عملیات جبری بر روی فیلدهای اطلاعاتی.
15 امکان ذخیره اطلاعات موجود ( export ) در یک گزارش به فرمت های XML، Word، Excel، Access.
16 امکان طبقه بندی گزارشها در یک ساختار سلسله مراتبی متناسب با موضوع گزارش.
17 امکان چاپ گزارش و قابلیت مدیریت کاربران و سطوح دسترسی به اجزاء و امکانات سیستم.
18 قابلیت تولید نمودارهای آماری بر حسب فیلدهای اطلاعاتی گزارش ( میله ای ،خطی ،پشته ای . . . )
19 استفاده از توابع زبان SQL در تولید فیلدهای گزارشی جدید.
20 ذخیره ساختار گزارش در بانک اطلاعاتی و استفاده مجدد از آنها در گزارشات جدید
21 امکان اجرای پردازشهای دلخواه ، قبل از اجرای گزارش
22 قابلیت ایجاد شاخصهای آماری و شاخصهای بهره وری از اطلاعات موجود در سیستم
23 امکان ساخت گزارش از روی بانکهای اطلاعاتی MS-SQL Server
24 امکان ساخت گزارش از روی بانکهای اطلاعاتی Oracle
25 امکان ساخت گزارش از روی بانکهای اطلاعاتیAccess
26 امکان ساخت گزارش از روی بانکهای اطلاعاتیExcel
27 وجود راهنماهای کامل کاربری و راهبری
28 وجود یکپارچگی واسط کاربری و سیستمی با E-Form Builder
29 وجود یکپارچگی واسط کاربری و سیستمی با Workflow Engine

د : اتوماسیون اداری (Web Based Office Automation )


قابلیت ها و امکانات سیستم اتوماسیون اداری

1 امکان جستجوی زونکن ها در بایگانی شخصی و سازمانی
2 لینک شدن فیلدهای وابسته به اشاره گر به مرجع خودش در نتایج جستجو
3 چناچه فردی بیش از یک سمت سازمانی داشته و وارد پنجره ارجاع گردد بر حسب سمتی که مرجع کار قبلی شخص می باشد گزینه فرستنده بصورت پیش فرض تنظیم می شود
4 عملیاتی شدن سیستم فاکس
5 امکان تفویض اختیار درخواستهای ثبت صادره
6 امکان نصب چندین نسخه روی یک سرور
7 افزوده شدن نام و فامیل در جلوی سمت مربوط به ارسال کننده سند در صفحه ارجاع
8 افزوده شدن امکان نگهداری شخصی در پنجره تایید مدرک
9 قفل شدن کد کاربری در صورتی که کاربر بیش از چند بار کلمة عبور را اشتباه وارد کند
10 امکان تنظیم تعداد کارکترهای قابل نمایش در برخی استونهای دفاتر اندیکاتوری ( در کل سازمان )
11 امکان تنظیم تعداد نتایجی که در حالت جستجوی کلی قابل نمایش هستند ( تعداد اسناد برتر ) ( در کل سازمان )
12 اجبار تغییر کلمة رمز در اولین ورود کاربر به نرم افزار
13 وجود راهنمای الکترونیکی نرم افزار
14 امکان ارجاع پرونده از بایگانی سازمان به کارتابل پرسنل
15 امکان تعیین وضعیت چاپ شدن و یا نشدن سند در ثبت صادره
16 امکان تعیین وضعیت ارسال شدن و یا نشدن سند در ثبت صادره
17 امکان کنترل عدم تکراری بودن اسناد وارده
18 تشخیص تغییر در متن سند ودادن آلارم در صورت عدم ثبت تغییرات
19 امکان اسکن اسناد و مدارک در پنجره پیوست ، پیرو ، در ارتباط و عطف
20 امکان دسترسی به فرمها هم از طریق ساختار درختی و هم از طریق مشاهدة کلیة فرم ها به صورت یکجا
21 امکان ارسال پیام صوتی
22 حمایت از قلم نوری در پاراف اسناد
23 امکان دسترسی آسان به کلیة پیوست ها،پیروها،عطف ها و مدارک مرتبط مربوط به اسنادی که درکارتابل کاربران وجوددارند
24 امکان ویرایش هامش ها قبل از اینکه اقدامی روی آن صورت گیرد
25 امکان جستجو بر روی درخت سمت های سازمانی
26 وجود Massenger مبتنی بر ویندوز برای سیستم هشدار کارتابل بدون نیاز به ورود به نرم افزار
27 امکان ارجاع گروهی اسناد
28 امکان تأیید گروهی اسناد
29 وجود راهنمای رنگ برای پیگیری و اطلاع رسانی از وضعیت اسناد موجود در کارتابل
30 واسط کاربر قوی و زیبا
31 عدم نمایش کارتابل های خالی در بخش « مدارک وارده »
32 امکان تعریف سلسله مراتب سمت های سازمانی علاوه بر واحدهای سازمانی
33 امکان ارجاع یک پرونده و کلیة محتویات آن از درون بایگانی سازمان به کارتابل کاربران


ه : سیستم آرشیو الکتریکی اسناد و مدارک سازمانی و فنی ( Web based e-Archive )
قابلیت ها و امکانات سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک سازمانی و فنی

1 امکان تعریف کاربران استفاده کننده از سیستم
2 قابلیت اعطای سطوح دسترسی مختلف به کاربران
3 قابلیت تعریف شناسنامة اطلاعاتی«نقشه،گزارشات،پایان نامه،نقشه های جغرافیای،مقاله،استانداردها،کتاب،CD ،کاتالوگ،مجله»
4 قابلیت تعریف شناسنامة اسنادی که خارج از مجموعه ذکر شده باشند مانند انواع فایلها ، اسناد و مدارک غیرمتعارف هر سازمان و یا شرکت
5 قابلیت تعریف فیلدهای فرمهای شناسنامه ای با قابلیت جستجو بر روی شناسنامة فایلها و اسناد
6 قابلیت تعریف فیلد ویرایش نوع سند به صورت Text Box و یا Combo Box بر روی هر نوع مدرک و سند
7 قابلیت ارتباط دادن شناسنامة اسناد ومدارک به طرح حا وپروژه های فعال و یا غیر فعال سازمانی
8 قابلیت ارتباط دادن تعداد نامحدودی فایل، مدرک و سند به هر شناسنامه از مدارک
9 قابلیت ایجاد قانون شماره گذاری برای هر نوع از انواع اسناد و مدارک
10 قابلیت تعریف مکانهای امضاء برای تهیه کننده، تصویب کننده و . . . در ارتباط با هر فایل ، مدرک و سند
11 قابلیت ارجاع و ارسال فایلها، اسناد و مدارک بین تیم فنی و مدیریتی به منظور مشاهده، تأیید، بایگانی و . . .
12 نگهداری فایلها و اسناد بر روی سرور و به صورت متمرکز
13 تعریف ساختار بایگانی، با قابلیت تعریف زونکن های مختلف و درختی جهت نگهداری اسناد و مدارک
14 قابلیت نمایش و ذخیره فایلها بر روی سرویس گیرنده ( Client ) به صورت :
§ فایلهای با فرمت گرافیکی متعارف ( ،BMP،Tiff،gif،Jpg ) بر روی client باز شوند
§ فایلهایی که جهت مشاهده و ویرایش نیاز به ابزارها و نرم افزارهای مخصوص دارند، بایستی یک Plug-inاز آن ابزار خاص بر روی client نصب شده باشد ( مانند Auto Cad و نرم افزارهای طراحی . . . )
15 قابلیت انجام جستجوهای ساده و پیشرفته با امکان جستجوی ترکیبی بر روی فیلدهای شناسنامة فایلها ، اسناد و مدارک تعریف شده

و : سیستم مدیریت جلسات و وظایف سازمانی (Web based Session Management )
قابلیت ها و امکانات سیستم مدیریت جلسات و وظایف سازمانی

1 کاملا مبتنی بر وب Web
2 ارائه تقویم شخصی افراد با قابلیت نگهداری قرارهای ملاقات، برنامه روزانه، هفتگی، ماهیانه
3 امکان تعریف جلسات
4 امکان جستجوی زمانهای آزاد پرسنل
5 امکان ارسال دعوت نامه برای مدعوین جلسات
6 امکان یادآوری قرارها
7 امکان تعریف وظایف
8 ورود اطلاعات فعالیتها با جزئیات لازم و درصد پیشرفت هر فعالیت
9 اعلام اخطار در خصوص وظایف انجام نشده
10 قابلیت اتصال مدیران و کاربران سیستم به نرم افزار، از هر کجای دنیا ( در صورت وجود مجوز )
11 واسط کاربر سیستم فارسی است . امکانات دو زبانه بودن نیز در سیستم وجود دارد و نیازی به وجود یک سیستم عامل فارسی نمی باشد.
12 تعریف چارت سازمانی چند سطحی ( واحدهای سازمانی و سمتها )